3 outils de GED
Qui n’a jamais cherché un fichier dans un email ou la dernière version d’un fichier en interne ?
Votre équipe doit régulièrement perdre du temps et de l’énergie à chercher des documents pour un client ou pour un de vos collaborateurs. De plus, elle n’est pas toujours sûre de tomber sur la dernière version… Il en existe souvent plusieurs !
Heureusement, des outils de GED existent pour pallier ces problèmes.
Qu’est-ce qu’un outil de GED ?
Un outil de gestion documentaire est un outil informatique servant à gérer des documents numériques. Vous pouvez y stocker tous vos documents de façon dématérialisée. Il permet de stocker mais aussi de partager vos données. Généralement, il est disponible également via une application mobile.
Souvent, la GED en entreprise sert à stocker les fichiers liés à vos clients, mais vous pouvez aussi y stocker tous les documents utilisés en interne tels que des devis, des factures, des fiches de paie, des bons de commande…
Selon les outils, vous pouvez également créer des documents, les classer, les valider, les synchroniser, les archiver…
Un tel outil est essentiel pour les entreprises en pleine transformation digitale. Il permet notamment de faciliter la communication entre vos collaborateurs, mais aussi avec vos parties prenantes.
Pourquoi utiliser un outil de GED ?
Tout d’abord, adopter un outil de GED vous permet d’être mieux organisé. En effet, lorsque tous vos documents sont centralisés sur la même plateforme, il est plus simple de les retrouver.
De plus, la majorité des outils disposent d’un moteur de recherche, permettant de retrouver un document plus rapidement. Vous pouvez créer différents niveaux pour classer vos documents par projet par exemple.
Ensuite, vous gagnez du temps, notamment grâce à cette centralisation des fichiers. Tout est situé au même endroit, vous n’avez plus à vous demander où est situé tel ou tel fichier. La fonction de recherche vous permet également de gagner du temps !
Par ailleurs, vous éliminez cette tâche sans valeur ajoutée de votre quotidien. La recherche de fichiers est souvent une perte de temps et n’apporte rien à votre travail. Grâce à l’outil de GED, vous pouvez vous concentrer sur vos tâches à forte valeur ajoutée.
Pour finir, utiliser une GED vous permet de mieux sécuriser vos informations. En effet, que ce soit en format papier ou éparpillés sur différents outils, il y a souvent un risque de perte de fichiers dans toute entreprise. Les déposer sur une plateforme sécurisée est idéal !
Les fonctionnalités principales
Sur beaucoup de GED, vous retrouverez des fonctionnalités classiques telles que :
- Le stockage de vos documents : la plupart des formats sont acceptés sur les logiciels de GED, comme les fichiers word, les documents PDF, les images, les vidéos…
- La recherche : tout est centralisé au même endroit mais vous pouvez retrouver facilement un fichier grâce au moteur de recherche interne.
- La gestion des versions automatique de vos fichiers, qui vous évite de vous perdre entre les différentes versions. En effet, il arrive souvent que vous ayez une version différente de votre collaborateur. Cela vous permet de ne perdre aucune donnée !
- L’édition de documents en ligne qui permet de créer des documents directement en ligne.
- La gestion des droits d’accès : selon le collaborateur ou le rôle de la personne, vous pouvez attribuer des droits d’accès différents selon les dossiers. Vous pouvez également attribuer des droits d’accès à vos clients ou fournisseurs en fonction de l’outil.
Les fonctionnalités supplémentaires
Outre ces fonctionnalités classiques, certains outils de GED disposent d’autres fonctions. Par exemple, vous retrouverez la signature électronique. D’autres proposent l’indexation automatique de vos fichiers. Enfin, certains outils proposent aussi l’automatisation de vos processus pour accélérer le processus de validation de vos documents.
Ces fonctionnalités permettent de gagner du temps et en productivité.
Une grande partie des outils de GED sont payants mais proposent une version d’essai gratuite. Selon l’outil, la durée de la période d’essai peut être plus ou moins longue.
3 outils de GED
Nous vous présentons aujourd’hui 3 outils de GED assez simples d’utilisation, qui peuvent répondre à des besoins différents.
Plutôt adapté aux TPE et PME, Acollab est un outil français sécurisé qui facilite le travail collaboratif au sein d’une entreprise. L’outil vous permet de stocker, rechercher et partager des documents. Il s’agit d’un outil français qui vous permet de paramétrer des droits d’accès assez fins, selon vos besoins.
Sur Acollab vous pouvez également ajouter des commentaires autour de chaque fichier. Vous pouvez aussi attribuer des statuts particuliers à vos documents comme « A relire » ou « A valider ».
Vous pouvez également créer vos documents directement en ligne, en collaboration à plusieurs.
Evidemment, Acollab gère les différentes versions de vos documents de façon automatique. Cela vous permet de bénéficier d’une traçabilité précise. Vous avez connaissance des personnes qui ont déposé des fichiers, mais aussi téléchargé, modifié les statuts et ajouté de nouvelles versions.
Zeendoc permet également de centraliser l’ensemble de vos documents au sein d’un même outil. Sur Zeendoc, vous pouvez analyser, classer automatiquement et archiver vos documents.
L’outil, à l’impact carbone réduit, propose aussi la signature électronique et l’automatisation de l’export de vos factures vers votre logiciel comptable.
L’outil est lui aussi, sécurisé et 100% français. Il vous permet de gagner en temps et en productivité.
Pour finir, M-Files est un outil de GED qui facilite la recherche de vos documents. M-Files permet de gérer vos documents, d’automatiser les workflows et de créer du contenu collaboratif.
L’outil sécurisé gère aussi la conformité vis-à-vis des normes et réglementations. Il gère aussi les risques de vos documents !
Enfin, M-files peut s’intégrer avec plusieurs autres outils tels que Microsoft 365 ou Salesforce. Un vrai plus pour ceux qui ont besoin d’intégrer leurs différents outils.
Vous pouvez tester ces outils gratuitement, ce qui vous permettra de choisir le plus adapté à votre structure et à vos besoins. N’hésitez-pas à les contacter pour avoir plus d’informations ou pour demander une démonstration.