Acollab pour les petites entreprises :
Guide de démarrage rapide
Dans un monde où la collaboration est essentielle pour être productif et faire face aux géants du marché, les petites entreprises ont besoin d’outils efficaces pour optimiser leur travail d’équipe et simplifier la gestion de leurs projets. Acollab, une plateforme collaborative web, propose une solution intuitive et complète pour aider les TPE et PME à relever ces défis. Ce guide de démarrage rapide a été conçu pour vous accompagner dans vos premiers pas avec Acollab et maximiser son potentiel au sein de votre entreprise. Vous pouvez également planifier une démonstration gratuite auprès de l’équipe.
Pourquoi choisir Acollab pour votre petite entreprise ?
Avant d’explorer le fonctionnement d’Acollab, il est important de comprendre ses avantages spécifiques pour les petites entreprises :
Centralisation des outils
Acollab regroupe tout ce dont vous avez besoin dans un seul espace, y compris la gestion de projets, l’agenda partagé, le partage de fichiers, et la communication interne. Acollab intègre également un outil de suivi des temps et des dépenses, permettant de suivre le temps passé sur vos projets.
Simplicité d’utilisation
Son interface intuitive permet à votre équipe de se familiariser rapidement avec la plateforme, même sans compétences informatiques avancées. En effet, la majorité des clients Acollab sont des petites équipes, qui s’habituent très vite à l’utilisation de l’outil.
Flexibilité et adaptabilité
Que vous gériez un petit projet ou plusieurs initiatives simultanées, Acollab s’adapte à vos besoins. En effet, l’équipe peut développer des fonctionnalités sur-mesure !
Accès sécurisé depuis n'importe où
Compatible avec Android et iOS, Acollab permet à votre équipe de rester connectée, même à distance. De plus, vous pouvez accéder à votre compte Acollab depuis n’importe où puisqu’il s’agit d’un outil accessible via internet.
Prix abordable
Conçu pour les petites structures, Acollab offre une solution performante à un coût raisonnable.
Étape 1 : Création de votre compte Acollab
Inscription
Rendez-vous sur le site officiel d’Acollab et cliquez sur « Essai gratuit ». Remplissez les informations de base, telles que votre nom, le nom de votre entreprise et votre adresse email professionnelle. Vous devez également choisir le nom de domaine de votre compte, qui est souvent le nom de l’entreprise. Le lien de votre compte Acollab, qui est le même pour tous vos collaborateurs et clients, est constitué de votre nom de domaine.
Choix de la formule
Sélectionnez une formule adaptée à vos besoins. Vous pouvez choisir la formule Acollab qui comprend toutes les fonctionnalités de base :
- La gestion de projet
- L’agenda partagé
- La GED
- Le tableau Kanban
- La messagerie collaborative
- Le forum
- Le sondage
- Le suivi des temps
Vous pouvez également choisir la 2ème formule qui regroupe ces fonctionnalités mais qui ajoute également l’outil de suivi des temps.
Pour finir, il vous suffit de sélectionner la fréquence de votre abonnement avec le choix entre un abonnement mensuel et un abonnement annuel. L’abonnement annuel est évidemment moins onéreux mais il vous engage sur l’année.
Configuration initiale
Une fois inscrit, vous recevrez un email de confirmation. Cliquez sur le lien fourni pour activer votre compte. Vous serez guidé à travers une série d’étapes pour configurer votre espace de travail.
Étape 2 : Configuration de votre espace de travail
Acollab repose sur des espaces de travail collaboratifs, où vous pouvez organiser vos projets et vos équipes. Voici comment les créer et les structurer :
- Créez votre premier espace : Cliquez sur « créer un espace ». Donnez-lui un nom pertinent, par exemple « Lancement produit » ou « Gestion interne ».
- Ajoutez des membres : Invitez les membres de votre équipe en entrant leur adresse email dans l’onglet « Equipe » de votre espace. Vous pouvez leur attribuer un rôle particulier (administrateur, auteur, lecteur) en fonction de leurs responsabilités.
- Définissez les permissions : Personnalisez les accès pour chaque utilisateur afin de garantir la confidentialité des données. Vous pouvez affiner les droits d’accès d’un utilisateur par module. Par exemple, un utilisateur peut avoir le rôle « lecteur » de l’agenda et le rôle « auteur » de la gestion de projet.
Étape 3 : Utilisation des fonctionnalités principales
Acollab propose un ensemble d’outils puissants pour améliorer la collaboration au sein de votre équipe. Voici comment les utiliser efficacement :
1. Partage de fichiers (GED)
- Déposez vos fichiers : Importez vos documents importants directement sur la plateforme.
- Organisation facile : Classez vos fichiers dans des dossiers pour un accès rapide.
- Suivi des versions : Acollab conserve un historique des modifications pour éviter les pertes de données.
2. Gestion de projet
- Planifiez vos tâches : Créez des listes de tâches, assignez-les aux membres de l’équipe et définissez des priorités.
- Tableau Kanban : Visualisez l’état d’avancement de chaque tâche via un tableau Kanban intuitif.
- Suivi des délais : Utilisez la vue agenda pour ne manquer aucune échéance.
- Diagramme de GANTT : visualiser votre projet sous forme de GANTT !
3. Communication interne
- Messagerie instantanée : Discutez avec votre équipe en temps réel via la messagerie collaborative et le chat
- Notifications personnalisées : Recevez des alertes sur les activités importantes par email ou sur mobile.
- Forum et sondages : Utilisez le forum pour discuter d’idées et le forum pour organiser des votes pour prendre des décisions collectives.
4. Suivi des temps et des dépenses
- Enregistrez le temps passé : Suivez les heures travaillées sur chaque projet pour mieux gérer la rentabilité de vos projets.
- Gérez le budget : Identifiez les dépenses liées à vos projets et restez dans les limites budgétaires.
Étape 4 : Bonnes pratiques pour une collaboration optimale
Impliquez toute votre équipe : Assurez-vous que chaque membre comprend l’importance d’utiliser Acollab et les avantages qu’il en retire.
Formez vos collaborateurs : Organisez une courte session de formation pour présenter les fonctionnalités principales et répondre à leurs questions. Vous pouvez demander aussi à l’équipe Acollab de leur présenter l’outil !
Fixez des règles de collaboration : Par exemple, encouragez les équipes à télécharger les documents directement sur Acollab pour centraliser les informations.
N’hésitez-pas à tester l’outil gratuitement pendant 30 jours pour vérifier qu’il répond à vos attentes et aux besoins de votre équipe.