Comment organiser le télétravail ?
Le plan du gouvernement pour le déconfinement a été annoncé il y a quelques semaines. Le gouvernement incitait ceux qui télétravaillaient à poursuivre cette pratique pour limiter les regroupements. En effet, beaucoup d’entreprises avaient du organiser le télétravail de leurs équipes dès le mois de mars.
Le télétravail
Nombreuses sont les entreprises qui ont instauré le télétravail au début du confinement. Il a été imposé et subi pour beaucoup. En effet, la plupart des entreprises n’y étaient pas préparé et a dû s’adapter au plus vite pour continuer leur activité.
Heureusement, grâce aux nouvelles technologies de l’information et des communications, travailler de chez soi est désormais beaucoup plus facile.
Beaucoup d’entreprises souhaitent d’ailleurs maintenir le télétravail au moins à temps partiel. En effet, le télétravail permet notamment :
- De gagner du temps
- De diminuer le stress quotidien
- D’être moins dérangé dans son environnement de travail
Pourtant, le télétravail nécessite une certaine organisation et une rigueur personnelle. En effet, le télétravail n’est pas une activité qui convient à tout le monde. Il faut être rigoureux, savoir s’organiser et communiquer à distance. Il est important également d’avoir un endroit calme pour garder les mêmes conditions de travail que sur son lieu de travail. La posture face à l’ordinateur est également essentielle pour prendre soin de soi.
Les outils pour organiser le télétravail
Pour faciliter cette organisation, il est essentiel d’adopter un outil de télétravail. Voici deux types de logiciel indispensables en télétravail :
- Des logiciels de communication
- Des logiciels de travail collaboratif
Les logiciels de communication
Les logiciels de communication vous permettent de communiquer en continu avec vos collaborateurs. Tout d’abord, vous pouvez avoir besoin d’une messagerie instantanée. Slack, par exemple, permet d’échanger avec tous vos collègues et est accessible facilement depuis n’importe quel navigateur. Ouvrir un chat central dans lequel tout le monde peut communiquer en direct est appréciable et permet de communiquer facilement. Certains outils de chat permettent également de passer des appels, ce qui peut se révéler parfois plus pratique que le téléphone.
Ensuite, vous pouvez également avoir besoin de logiciels de visioconférence. Que ce soit pour organiser des réunions internes ou des rendez-vous avec des personnes extérieures à votre entreprise, un logiciel de visioconférence facilite vos échanges professionnels. Skype, par exemple, vous permet de réaliser des appels vidéo facilement. Vous pouvez également partager vos écrans, ce qui facilite certaines explications. Les fonctionnalités basiques de Skype sont gratuites et accessibles en ligne.
Microsoft Teams est, lui aussi, très utilisé pour ses appels audio, vidéo et sa messagerie instantanée. Nous avons également beaucoup entendu parler de Zoom, qui lui aussi, est fortement utilisé. Ces outils ont notamment été fortement exploités en période de confinement.
En conclusion, les logiciels de communication sont essentiels. Ils vous permettent de garder contact avec votre équipe et d’échanger beaucoup plus facilement.
Il existe de nombreux autres outils permettant d’organiser le télétravail. Je vous conseille d’en tester plusieurs et d’adopter celui qui convient le mieux à votre activité.
Les logiciels de travail collaboratif
Au sein d’une entreprise, les collaborateurs partagent régulièrement leurs connaissances et leurs expériences. Les logiciels de travail collaboratif favorisent ce travail en commun. Ils vous permettent aussi d’organiser le télétravail, de centraliser l’information, de planifier le travail, etc.
En effet, un logiciel de travail collaboratif comme Acollab vous permet de :
- Partager des fichiers
- Organiser le travail de votre équipe en leur attribuant des tâches
- Organiser vos projets de façon formalisée
- Communiquer à distance
- Partager des agendas par équipe ou même par projet
- Réaliser des sondages
- Travailler sur des pages en commun
Les avantages de ces outils collaboratifs sont nombreux :
- De centraliser l’information
- D’organiser le télétravail de toute votre entreprise ou de votre équipe
- D’avoir un réel suivi du travail de votre équipe
- De faire avancer les projets et surtout d’avoir de la visibilité
- De centraliser un tas d’outils : stockage de fichiers, agenda, messagerie, wiki en ligne, sondages, forums…
- D’être mobile, puisque vous accédez à votre compte Acollab de n’importe où
Ce type d’outil vous évite notamment de saturer vos boîtes mails, de perdre du temps à chercher un document ou une information précise et de multiplier les versions d’un même document. Il évite surtout le manque d’organisation et la perte de productivité.
Pour en savoir plus sur les avantages des plateformes collaboratives, vous pouvez jetez un œil à cet article.
Le prix d’Acollab est peu onéreux : à partir de 5€/mois/utilisateur. Une période d’essai d’un mois vous permet de tester l’outil gratuitement, afin de voir s’il correspond à vos besoins. La capacité de stockage dépendra du nombre d’utilisateurs.
Autre logiciel : signature de document
L’utilisation d’autres logiciels peut également se révéler pertinente. Par exemple, les outils pour signer les documents en ligne peuvent être essentiels, surtout en période de crise sanitaire. En effet, lors d’une période où on ne peut plus rencontrer ses partenaires ou ses collaborateurs, il est nécessaire de pouvoir signer des documents à distance et de façon sécurisée. Vous pouvez, par exemple, avoir besoin de signer un contrat ou un bon de commande. Docusign, ou encore Yousign font partie des solutions permettant de signer vos contrats de façon électronique. Ce type d’outil vous permettra d’organiser le télétravail de votre équipe efficacement.
Le management à distance
Manager une équipe en télétravail nécessite une réelle organisation. Télétravailler ne veut pas dire laisser son équipe se débrouiller seule. Certains sont plus ou moins autonomes et peuvent avoir besoin de plus de suivi. L’objectif est d’éviter les interruptions permanentes. En tant que manager, vous devez encadrer les échanges. Chaque échange doit être argumenté et utile afin d’éviter les pertes de temps.
Tout d’abord, les sociétés qui vivent le mieux le télétravail optent pour l’organisation de réunions à distance. Une à deux par semaine peut suffire pour toute l’équipe. Cela permet de maintenir celle-ci au même degré d’informations pour qu’elle reste engagée.
Puis, elles favorisent la planification d’échanges individuels entre un manager et un collaborateur. Cela permet d’aborder notamment l’avancement des tâches. En effet, les missions doivent être claires pour le collaborateur. Ces points sont aussi l’occasion d’aider le collaborateur à surmonter ses difficultés.
Ces échanges permettent de conserver la qualité de la relation de travail. En effet, il est important de garder contact avec ses collaborateurs, que ce soit pour maintenir le lien social ou pour suivre le travail de ceux-ci.