Acollab lance la to-do-list !
Sur Acollab, vous aviez déjà un outil de gestion de projet complet. Désormais, une nouvelle fonctionnalité vient renforcer la plateforme collaborative : la to-do-list -ou le tableau Kanban- !
Qu’est-ce qu’une to-do-list ?
Une to-do-list correspond à la liste de ses tâches. Qui n’a jamais réalisé une to-do-list ? Imaginez ce tableau blanc sur lequel vous collez tous ces post-it pour ne rien oublier. Une fois toutes ces choses à faire écrites, on se sent libéré ! Mais pour respecter cette liste de tâches à faire, c’est une autre histoire ! Acollab vous propose ce tableau sous format digital de façon à ce que vous soyez plus productif.
L’intérêt ? Vous n’oubliez plus une tâche et vous pouvez suivre l’avancée des tâches de toute votre équipe.
En effet, le tableau est divisé en plusieurs colonnes :
- Les tâches à faire
- Les tâches en cours
- Les tâches terminées
- Les tâches archivées
Listez toutes vos tâches dans la première colonne : les tâches à faire. Puis, déplacez celles-ci dans les colonnes correspondantes aux statuts de vos tâches. Cela vous permet de suivre votre projet plus facilement.
Lorsque vous assignez une tâche à un collaborateur, vous lui indiquez qu’il est responsable de cette tâche et qu’il doit l’effectuer avant la date limite indiquée. Vous pouvez assigner plusieurs personnes à une même tâche.
Une meilleure organisation du travail
Tout d’abord, une to-do-list vous permet de vous organiser dans votre travail et d’organiser celui de votre équipe puisque chacun sait rapidement ce qu’il doit faire et à quelle date limite. La description et le système de commentaires permettent de compléter une tâche pour en faciliter la compréhension. Cela permet d’éviter les multiples échanges d’emails.
Ensuite, votre gestion de projet est plus efficace puisqu’en un coup d’œil, vous accédez à la liste des tâches qui n’ont pas encore été commencées, et celles qui sont terminées. Vous avez une meilleure visibilité du travail, ce qui vous permet de mener vos projets à terme.
Par ailleurs, vous n’avez plus besoin de faire autant de réunions ou points rapides pour suivre l’avancée du projet : tout est centralisé au sein d’Acollab !
Enfin, vous avez l’esprit libéré et pouvez vous concentrer sur une tâche à la fois. Plus besoin de se remémorer ce que vous devez faire cette semaine : tout est écrit.
La gestion de projet sur Acollab
Cette to-do-list vient enrichir la partie gestion de projet Acollab, déjà composée de plusieurs fonctionnalités :
- Une gestion de projet complète avec diagramme de GANTT
- Une gestion de fichiers attachée à vos tâches pour lier directement les éléments nécessaires à la réalisation d’une tâche. La gestion de fichiers permet également d’attacher un livrable à la tâche correspondante.
- Un système d’étiquettes correspondant à des codes couleurs. Chaque code couleur correspond à un mot-clé, ce qui simplifie le travail et surtout la communication autour de votre projet.
- Un système de commentaires pour chacune des tâches, permettant de créer un fil de discussion autour d’une tâche. Cela permet notamment de centraliser les informations importantes.
Avec cette nouvelle fonctionnalité de to-do-list, Acollab renforce sa partie gestion de projet et propose désormais deux façons différentes de gérer ses projets :
- Via l’outil de gestion de projet classique
- Via le tableau Kanban
Je vous propose de tester les deux pour savoir quel est l’outil qui vous convient le mieux !
La différence avec l’outil de gestion de projet
Je dirais que la différence majeure avec l’outil de gestion de projet est l’aspect visuel. En effet, des équipes peuvent être plus à l’aise avec un outil sous forme de colonnes, où on visualise plus facilement l’avancée de chaque tâche.
Par contre, je considère que l’outil de gestion de projet classique permet de gérer un projet plus complet. En effet, l’outil de gestion de projet permet :
- De créer deux niveaux de tâches : les objectifs et les tâches
- De visualiser son projet sous format de diagramme de GANTT
- De suivre l’évolution d’une tâche plus précisément grâce au pourcentage d’avancement
- D’attribuer une date de début de tâche
- De connaître le temps passé sur chaque tâche, sur chaque projet et par chaque utilisateur grâce à l’outil de suivi des temps.
Dans les deux cas, vous pouvez inviter vos clients et vos partenaires à participer à votre projet. Ceux-ci ont accès à tous les projets les concernant, ce qui permet à chacun d’être plus productif, et surtout, plus organisé ! Les intervenants extérieurs, tels que les clients et partenaires, s’intègrent généralement facilement à Acollab. Certaines tâches peuvent également leur être attribuées. Par exemple, un client peut avoir à fournir certains éléments pour faire avancer le projet. Mais ces participants peuvent surtout suivre l’avancée du projet en temps réel.
Les autres fonctionnalités d’Acollab
Outre la gestion de projet et la to-do-list, cette plateforme collaborative concentre tout un tas d’autres fonctionnalités :
- Un agenda partagé pour centraliser toutes les réunions, les rendez-vous ou divers événements
- Un outil de gestion documentaire pour stocker et partager les fichiers
- Une messagerie collaborative pour remplacer les emails et centraliser toutes les informations importantes
- Un wiki collaboratif pour notamment stocker les procédures internes de l’entreprise
- Un système de sondages
- Un chat
- Un forum
Avec cette nouvelle fonctionnalité de to-do-list, le prix d’Acollab ne change pas ! L’abonnement annuel est toujours à 5€/mois/utilisateur et l’équipe Akelio reste disponible pour vous présenter l’outil et répondre à toutes vos questions.