Comment réduire sa liste de tâches ?

Réduire sa liste de tâches n’est pas toujours évident. En effet, il est nécessaire d’être organisé pour ne pas perdre de temps et surtout, pour être productif. L’organisation est une qualité qui se développe.
Par ailleurs, si vous avez l’impression, en rentrant chez vous, que vous n’avez pas été productif, c’est sans doute parce que vous travaillé au fil de l’eau, sans réellement vous organiser : sans direction, sans objectif, sans priorités et sans vision claire des tâches à faire dans la journée.

Voici les principes clés pour prendre du recul et réduire sa liste de tâches efficacement.

Prendre des notes

Prendre des notes pour ne rien oublier est essentiel ! Votre manager vous a demandé de répondre à un client ? Votre collègue vous demande de finaliser le rapport mensuel ? Votre client vous demande de corriger un bug important ? Il est impératif de tout noter ! Personnellement, je note tout sur l’outil collaboratif Acollab, dans la partie « Projet ».

Prendre des notes permet de recenser tout ce que nous avons à faire. De plus, tout est regroupé au même endroit, ce qui permet de se libérer du stress. Lorsque vous souhaitez faire un point sur votre planning, il vous suffit de consulter cet outil (ou tout autre support) pour vous organiser. Plus besoin de vérifier sur vos post-it, sur votre portable, sur le système de notes de votre PC et sur votre cahier : tout est centralisé. Sur un outil comme Acollab, vous pouvez également indiquer qui est le responsable de la tâche à traiter et quand est-ce qu’elle est terminée. Cela aide à visualiser le travail à réaliser

Regrouper toutes ses notes au même endroit n’est qu’une question d’habitude qui permet d’être plus efficace. Cela ne prend pas plus de temps. Au contraire, vous en gagnez.

Par ailleurs, nous travaillons dans un environnement changeant. Faire évoluer votre organisation et vous tourner vers un système de notes informatique n’en sera que bénéfique pour vous et pour votre entreprise. En effet, ces systèmes de notes peuvent souvent être partagées entre collaborateurs, ce qui permet de suivre l’avancée de l’activité et de connaître les priorités de chacun.

S’organiser et identifier les priorités pour réduire sa liste des tâches

Il est nécessaire d’organiser l’ordre de vos tâches efficacement. En effet, toutes les tâches ne se valent pas. Répondre à un client, préparer un entretien d’embauche ou encore préparer la réunion de demain matin peuvent se révéler être des tâches bien plus importantes que trier ses emails. Même si, je vous l’accorde, cette tâche paraît beaucoup plus simple et moins fatigante, elle n’est pas urgente.

C’est pour cela qu’il faut être organisé et choisir, en début de journée ou de semaine, les tâches prioritaires. Sinon, votre cerveau aura tendance à se diriger vers des tâches plus simples, puisque cela vous permet de rester dans votre zone de confort.

Choisissez de traiter les tâches les plus urgentes en priorité, puis les plus importantes.
Vous organiser vous permettra également de gagner du temps dans votre journée, pour gérer les tâches urgentes non prévues ou de vous avancer sur votre travail de demain.

Pas plus de 3 tâches importantes par jour

Pour un maximum d’efficacité, il est préférable de ne pas programmer plus de 5 tâches importantes dans la journée.

L’idéal est d’en traiter 3 par jour. Selon l’importance de vos tâches, et surtout, le temps nécessaire au traitement de celles-ci, ce chiffre peut varier. Certains vont devoir se concentrer sur 2 tâches assez lourdes, tandis que d’autres pourront traiter 5 tâches importantes, mais plus légères.

Pour estimer le temps nécessaire à chaque tâche, je vous conseille d’estimer le temps maximum. Vous aurez moins l’impression d’être pressé par le temps ou d’être en retard sur votre planning. Vous pourrez comparer à la fin le temps estimé et le temps réel de la tâche. Vous pouvez d’ailleurs utiliser Timecollab, qui permet de noter le temps passé de chacune de nos tâches.

Avec de la pratique, vous serez apte à estimer réellement les temps nécessaires. Evidemment, vous aurez toujours des imprévus à gérer ou des tâches à modifier, mais vous serez en mesure d’y faire face plus efficacement.

Par ailleurs, choisir entre 2 et 5 tâches à traiter par jour permettra d’alléger votre mental.

Choisir l’ordre de vos tâches

Connaitre ses grandes priorités de la semaine, c’est bien. Encore faut-il savoir dans quel ordre les traiter. En effet, vous ne pouvez pas tout traiter en même temps, au risque d’être inefficace. Gérer votre temps et vos priorités aura un impact direct sur la réalisation de vos objectifs et sur votre stress au travail. Essayez de prendre du recul pour connaître le degré d’importance de chacune.

Comme nous l’avons vu plus haut, il faut traiter en priorité les tâches urgentes. Suite à cela, vous pouvez traiter les tâches qui durent moins de 5 minutes. Cela vous permet de réduire considérablement votre liste de tâches en peu de temps ! Vous y verrez sans doute plus clair sur ce qu’il vous reste à faire. Ensuite, consacrez-vous aux tâches importantes.

Faites également attention à votre niveau d’énergie. Certains jours, vous aurez plus d’énergie : consacrez-vous alors aux tâches plus « lourdes », qui nécessitent une implication et une réflexion profonde. Lorsque vous avez moins d’énergie profitez-en pour traiter vos emails ou passer vos appels clients.

Je vous conseille également de faire le plus dur en premier. Cela peut être une tâche difficile, ou une tâche que vous aimez moins. On a tendance à être plus efficace au début de notre travail, plutôt qu’en fin de journée, où nous avons déjà dépensé beaucoup d’énergie. Gardez les tâches plus simples ou que vous préférez faire en fin de journée.

Ne pas se surcharger

Être ambitieux, c’est bien, mais si vous devez traiter 10 tâches urgentes avant demain, cela peut se révéler ambitieux. L’idéal est de déléguer certaines tâches urgentes où vous n’avez pas forcément de valeur ajoutée. Si quelqu’un peut prendre le relais, déléguez-lui une ou deux tâches.

Gardez les tâches que vous seul pouvez traiter. Cela est parfois plus réaliste que de tout vouloir tout gérer, qui est une technique souvent contre-productive.
Je vous conseille également de bloquer une plage horaire régulièrement sur votre agenda, afin de ne pas être dérangé. En effet, souvent, vos collaborateurs peuvent venir vous solliciter, ce qui vous rajoute des tâches à effectuer.