5 logiciels de suivi des temps
5 logiciels de suivi des temps.
L’année 2020 aura bouleversé beaucoup d’habitudes de travail. La mise en place du travail à distance a permis de faire évoluer le mode de management. En effet, les managers ont appris a géré leurs équipes à distance, ce qui a demandé de digitaliser certains processus pour suivre les projets à distance. Nombreux sont ceux qui se sont tournés vers des outils de gestion de projet pour suivre ces derniers. Et concernant les temps passés sur ces projets ?
Il n’est pas toujours évident de connaître le temps réel passé sur un projet. Que ce soient des prestataires payés à l’heure ou des chefs de projets qui ont besoin de connaître le temps passé sur un projet, nombreuses sont les personnes qui ont besoin de connaître le temps exact passé sur les projets.
En effet, un prestataire a besoin de connaître le temps passé sur une mission pour peaufiner ses devis. Payé à l’heure ou à la journée, le prestataire doit indiquer le temps nécessaire à chaque tâche qui compose la mission. De même pour une agence de communication : elle doit facturer un client en fonction du temps nécessaire à la réalisation des tâches. Chronométrer ses temps évite les devis approximatifs mais aussi les réunions compliquées avec des clients difficiles. Vos relevés de temps sont la preuve du temps réel passé sur un projet.
Les chefs de projets, eux, ont tendance à vouloir améliorer leur gestion de projet, et ainsi, vérifier que le temps réel passé n’excède pas celui annoncé. La gestion des ressources est essentielle dans leur métier ! Si certaines tâches prennent plus de temps que prévu, il leur est essentiel de les détecter et d’essayer de comprendre pourquoi. Par ailleurs, il est toujours utile d’augmenter la précision des estimations de temps. Les chefs de projets sont ensuite en mesure de faire des prévisions plus fiables pour les prochains projets similaires. Ils peuvent également savoir si un collaborateur a assez de temps pour réaliser une tâche spécifique. Cela leur permet de suivre le prochain projet de façon plus efficace.
Heureusement, il existe des outils pour chronométrer le temps passé sur une tâche, ou sur un projet global. Ces logiciels permettent de mesurer le temps exact passé dans le but d’améliorer sa productivité. Ils permettent également à l’équipe d’être plus coordonnée et plus efficace. En effet, utiliser un outil de suivi des temps permet d’évaluer le coût des tâches non productives telle que la comptabilité : combien de temps par mois consacrez-vous à cette tâche ? L’analyse du temps passé sur vos tâches permet d’analyser la performance de votre activité, pour s’améliorer en continu.
Le problème est qu’il existe des centaines de logiciels de suivi des temps et des dépenses. Alors lequel choisir ? Ils offrent toutes les mêmes fonctionnalités basiques, mais certaines sortent tout de même du lot !
Timecollab
Timecollab permet d’améliorer sa productivité grâce au suivi des temps et des dépenses. Créez d’abord vos différents projets et les tâches qui les composent. Puis, lancez le chronomètre sur une des tâches (ou sur le projet total) ou notez le temps approximatif à la fin de votre journée.
L’avantage de cet outil français est qu’il est couplé à une plateforme collaborative, permettant de centraliser à la fois les fichiers, les tâches, les événements mais aussi les messages.
Toogl Track
Toggl Track permet de renseigner ses temps de façon rapide. Retrouvez des rapports détaillés hebdomadaires pour avoir le récapitulatif. Le plus ? L’application mobile ! Vous pouvez suivre vos temps sur l’application web, puis poursuivre sur l’application mobile. Cela s’avère très pratique lorsqu’on part en déplacement.
HourStack
HourStack fait partie des logiciels de suivi des temps qui se distingue par son aspect visuel. Il reprend les temps de travail sur un calendrier visuel. Les emplois du temps de chacun sont ainsi transparents. Si vous le souhaitez, vous pouvez également bloquer du temps sur votre calendrier pour traiter vos tâches.
RescueTime
RescueTime est un assistant de productivité, permettant de gérer son temps et sa productivité. Pour ceux qui connaissent la méthode pomodoro, le mode « focus » est disponible sur l’outil. Il permet de rester concentré sur une tâche le temps qu’on souhaite. Cela permet d’optimiser les périodes où votre concentration est à son maximum.
DeskTime
DeskTime est un logiciel automatique du temps qui permet d’être plus organisé. Il calcule les coûts de vos projets en fonction des taux horaires de vos salariés. Il permet également de gérer les absences et de regarder qui travaille sur quoi.
Ces logiciels de suivi des temps sont destinés aux collaborateurs, mais surtout aux managers souhaitant améliorer leur productivité. Evidemment, ces applications sont plutôt destinées aux prestations intellectuelles, qui ont besoin de savoir ce qu’elles font exactement de leur temps. En effet, ces logiciels permettent un aperçu précis de la rentabilité, des ressources allouées aux projets, de repérer des tâches qui font défaut, et donc de diriger son équipe efficacement.
Par ailleurs, traquer le temps de travail directement dans son outil de gestion de projet, comme Timecollab, permet de centraliser toutes les données au même endroit. Vous n’avez plus besoin de naviguer entre plusieurs outils.
Pour finir, la majorité des outils génèrent des rapports d’activités, certains plus précis que d’autres. Vous pouvez retrouver des statistiques par jour, par mois, par projet ou même par collaborateur selon vos besoins. Ces rapports permettent d’organiser les équipes et ainsi, d’améliorer l’efficacité, grâce à des décisions plus éclairées sur les données.