Tuto Acollab :
la GED
Qu’est-ce que la GED sur Acollab ?
L’outil collaboratif Acollab permet de gérer des projets, de communiquer avec différents intervenants, de suivre les rendez-vous mais aussi de stocker et de partager des fichiers ! L’outil de GED sur Acollab permet de centraliser toutes les informations au même endroit et surtout d’améliorer l’organisation de l’entreprise et de gagner du temps.
Pour accéder au tutoriel vidéo, vous pouvez cliquer ici.
Les fonctionnalités principales de la GED sur Acollab
Tout d’abord, au sein de la GED sur Acollab, vous pouvez stocker et ranger tous vos fichiers : des documents word, excel, pdf, des images…
Vous pouvez également ajouter des documents présents sur votre Google Drive. Cela vous permet notamment de centraliser tous vos documents au même endroit : un gain de temps pour votre équipe !
L’édition de documents à plusieurs
Le point fort de cette GED ? La possibilité de créer des documents texte partagés ou des tableurs partagés ! En effet sur Acollab, vous pouvez créer un document ou un tableur à plusieurs. Modifiez ensemble le document, en temps réel pour gagner du temps dans votre travail ! Cette fonctionnalité est notamment très utilisée lors des réunions. En effet, le compte-rendu de réunion peut être rédiger par plusieurs personnes en même temps pour faciliter la saisie des informations. Cela est d’ailleurs très pratique pour les personnes travaillant à distance.
Le partage des documents à l’extérieur
Sur Acollab, vous pouvez partager un répertoire complet ou un fichier précis avec des personnes qui n’ont pas accès à Acollab.
Si vous avez besoin de récupérer des documents de la part de vos contacts extérieurs, ces derniers peuvent déposer des fichiers sur un répertoire que vous avez partagé avec eux, à distance !
Pour plus de sécurité, vous pouvez ajouter un mot de passe à ce partage, mais aussi une date de fin de validité du lien de partage. Par exemple, vous pouvez rendre accessible un fichier jusqu’à la fin du mois seulement. Cela permet de ne pas laisser votre fichier accessible par vos contacts extérieurs trop longtemps.
Les commentaires
La plateforme Acollab a notamment été créée pour faciliter le travail en équipe et ainsi, centraliser tous les outils et toutes les informations au même endroit.
Pour chaque fichier, vos clients, vos collaborateurs et vos partenaires peuvent donc ajouter des commentaires, pour centraliser les échanges autour des fichiers et fluidifier la communication au sein de votre entreprise.
La gestion des versions automatique
Acollab gère automatiquement les différentes versions de vos documents, vous permettant de conserver, restaurer ou télécharger les anciennes versions ! Vous gagnez du temps et surtout, vous évitez les erreurs potentielles liées aux différentes versions d’un document.
Lorsque vous ajoutez un document déjà existant, Acollab créé automatiquement une nouvelle version du document existant.
La gestion des statuts
Sur Acollab, vous pouvez associer un statut à vos fichiers. Cela permet de faciliter la communication entre les différents collaborateurs, avec vos clients mais aussi avec vos partenaires.
Par exemple, vous pouvez créer le statut « A relire » si un document est à relire avant d’être validé définitivement. La personne en charge de relire les documents peut ainsi voir rapidement la liste des documents à vérifier.
La gestion des droits de la GED sur Acollab
Sur Acollab, la gestion des droits d’accès aux fichiers est très fine.
Tout d’abord, Acollab est un outil collaboratif qui permet de créer différents espaces de travail. L’administrateur définit qui a accès à chaque espace virtuel.
Au sein de chaque espace collaboratif, vous retrouvez une gestion de fichiers. En fonction des droits d’accès définis, vous pouvez avoir accès à un ou plusieurs espaces de travail en ligne. Différents rôles existent pour la gestion de fichiers : Administrateur, Auteur ou Lecteur.
En somme, vous pouvez être administrateur de la gestion de fichiers d’un espace et disposer ainsi de tous les droits tout comme être lecteur sur un autre espace et n’avoir ainsi qu’un droit de lecture sur les fichiers.
Puis, au sein de la gestion de fichiers, vous pouvez limiter les droits d’accès par répertoire (dossier). En effet, certains peuvent ne plus avoir accès à certains répertoires ou n’être que lecteur d’un répertoire alors qu’ils sont auteur de la gestion de fichiers générale.
Les droits d’accès sont très fins, et c’est ce qui est le point fort d’Acollab !