Comment centraliser l’information ?
Comment centraliser l’information ?
L’information est un élément indispensable de l’organisation. De nombreuses entreprises ont déjà pris conscience de sa valeur, mais ne l’exploitent pas correctement. Comment y parvenir quand votre siège est à Paris et que vos établissements se situent dans toute la France ? Comment gérer l’information quand vos équipes sont éparpillées à travers le monde ? Dans beaucoup de cas, les informations sont peu centralisées et circulent difficilement entre les services.
Pourquoi les informations ont-elles du mal à circuler ?
D’une part, au sein d’un groupe, tout le monde n’a pas accès au même niveau d’informations. Les personnes travaillant au siège ont souvent une meilleure connaissance des objectifs à atteindre sur l’année. Ils sont également plus facilement au courant des évolutions de la structure ou encore des nouveaux arrivants dans l’entreprise. La direction leur communique plus facilement le cap à suivre et toutes les informations clés de l’entreprise.
Il est souvent difficle de partager les informations à tous les collaborateurs. Pourtant il est nécessaire que ces derniers aient une vision globale de l’activité.
Les dirigeants des filiales sont en contact régulièrement avec le siège. Ils disposent souvent des informations pour construire et suivre leur stratégie commerciale. Cependant, l’information ne descend pas toujours jusqu’aux autres collaborateurs. Cela traduit un manque de communication important, très souvent présent dans les grandes entreprises.
D’autre part, les informations sont cloisonnées et la multiplication du nombre d’outils utilisés créent de nouveaux silos d’information. Celle-ci est alors de moins en moins disponible facilement. En effet, nombreux sont les dirigeants qui adoptent plusieurs outils pour gérer leur activité. Travailler sur plusieurs outils peut entraîner une dispersion de l’information. Par exemple, certains fichiers sont déposés sur l’intranet, tandis que d’autres sont envoyés par email. Des communications peuvent se perdre en cours de route et la recherche d’une donnée précise peut s’avérer complexe.
Cela entraîne un manque de centralisation et de structure de l’information. La circulation de l’information est pourtant devenue un enjeu majeur. Il est désormais nécessaire de la partager en temps réel et de façon sécurisée pour pérenniser son activité.
Quels sont les risques d’une information décentralisée ?
Tout d’abord, une information qui circule difficilement entraîne un manque de connaissance de l’entreprise de la part des employés. Ils peuvent manquer de connaissances en termes d’objectifs, de vision, de valeur, de nouveautés… En effet, cela empêche généralement les collaborateurs de connaître des informations essentielles sur leur société. Ils peuvent se sentir exclus, et ne pas se sentir impliqués par la réussite de l’entreprise. Les objectifs et la vision de l’entreprise sont alors souvent mal compris.
Par ailleurs, lorsqu’elle circule, l’information peut être éparpillée : dans les emails, dans les outils, sur les ordinateurs, sur les disques durs… Cet éparpillement entraîne :
- des pertes de temps de recherche…
- mais aussi des créations de doublons. En effet, une donnée peut se retrouver à la fois dans un email et sur l’intranet. Personne ne sait quelle est la version à jour – si il existe une version à jour !
Ce problème de communication interne peut causer une baisse de la productivité. Les collaborateurs ont l’impression de traiter des tâches à faible valeur ajoutée (notamment le temps de recherche d’une information). Et surtout, ils pensent traiter des tâches qui pourraient être évitées ! Il faut alors structurer et centraliser l’information pour retrouver un engagement de la part des salariés. Cela permet également de leur donner une direction à suivre.
Pourquoi centraliser l'information ?
De plus en plus d’entreprises souhaitent centraliser leurs données au sein d’une même plateforme. Celles-ci ont compris l’intérêt de la centralisation des informations et y voient de nombreux avantages :
- une meilleure gestion de leur activité
- une clarification des objectifs pour tous les collaborateurs de l’entreprise
- une meilleure coordination de leurs équipes
- une plus grande transparence au sein de l’entreprise
- une diffusion de l’information plus rapide, et surtout, qui touche tout le réseau
- une communication facilitée entre tous les employés
- un partage de connaissances plus fluide. Par exemple, si un nouveau collaborateur arrive dans l’entreprise, il peut reprendre les projets facilement.
- une augmentation de leur productivité grâce à un gain de temps
- une analyse des données et de la situation de l’entreprise plus facile
Comment centraliser l'information avec un outil collaboratif ?
Tout d’abord, une plateforme collaborative, comme Acollab, va permettre de centraliser l’information et de favoriser les échanges entre collaborateurs. Elle peut comprendre plusieurs outils : outil de gestion documentaire, agenda partagé, gestion de projet, wiki collaboratif, chat…
Pour centraliser l’information au mieux, je vous conseille de vous diriger vers une plateforme complète. Selon moi, elle doit comprendre au minimum un logiciel de GED, un outil de gestion de projet et des outils de communication. Ainsi, vous centralisez tous vos échanges, vos fichiers ou encore vos tâches.
Une plateforme avec un logiciel de GED intégré
Organisez et triez toutes vos informations. Ensuite, stockez-les dans un logiciel de gestion documentaire, pouvant être accessible par l’ensemble de vos collaborateurs. Créez différents espaces ou répertoires accessibles par tous. Rangez l’information en fonction de votre activité et partagez-la avec certaines équipes en fonction du niveau de confidentialité ! Ainsi, tout le monde a accès aux données dont il a besoin et aux dernières versions de fichiers…
Lorsqu’on met en place un outil de GED, il faut choisir un outil en adéquation avec vos besoins. Je vous conseille aussi de penser à vos besoins futurs. L’outil de gestion documentaire doit proposer un ensemble de fonctionnalités et être évolutif. Par exemple, Acollab se compose d’une interface ergonomique, d’un moteur de recherche et d’une gestion de versions. Elle se compose également d’une gestion de tags ou encore d’une gestion des droits fine. Pour finir, vous pouvez éditer des documents à plusieurs ! Par exemple, vous pouvez rédiger un compte-rendu de réunion à plusieurs, pour ne louper aucune information.
Un outil de gestion de projet
Suivez tous vos projets sur votre outil collaboratif : l’avancée des tâches, celles qui sont en retard… Retrouvez aussi les livrables directement attachés aux tâches ! Vous centralisez l’information autour de vos projets et votre manager a une vue directe sur l’avancée. Vous gagnez un temps précieux à utiliser un outil tout en un !
Une plateforme avec des outils de communication intégrés
Ensuite, choisir une plateforme avec des outils de communication intégrés permet à l’entreprise de structurer ses échanges : chat, messagerie, forum… La création de salons de discussions peuvent permettre de centraliser l’information au sein d’une même équipe. Tout le monde a la même visibilité et peut participer activement à la vie de l’entreprise.
Bonus : un outil avec un wiki collaboratif inclus
Créez des pages web contenant toutes les informations pérennes de votre activité. Par exemple, ajoutez les différentes procédures à suivre au sein de votre entreprise. Tout le monde a ainsi accès au règlement d’entreprise, au formulaire de demande de congés, aux fiches informations des différents corps de métier… Pour les nouveaux arrivants, c’est l’idéal ! Toute l’information et les process à connaître sont accessibles. Cela leur permet de comprendre le fonctionnement de l’entreprise et de s’intégrer plus rapidement.
Pour finir, si vous souhaitez avoir plus d’informations sur la façon dont on peut centraliser vos informations, n’hésitez-pas à nous contacter. Vous pouvez également tester la plateforme collaborative, développée par Akelio, gratuitement pendant un mois.