Comment prioriser ses tâches ?
Tout collaborateur doit prioriser ses tâches. En effet, chaque jour, des tâches s’ajoutent à une liste déjà souvent bien remplie.
Des tâches de nature différente, d’importance différente, de temps nécessaire pour les traiter différent… Vous vous retrouvez avec une liste de tâches pêle-mêle, avec bien évidemment, des collaborateurs qui vous relancent régulièrement. Sans oublier les tâches que vous avez repoussé mais qui restent toujours sur votre liste ! Rassurez-vous, vous êtes loin d’être le seul. Beaucoup manquent d’organisation et ont toujours l’impression de courir après le temps. Cela rajoute du stress car vous craignez toujours de rater des échéances.
Comment prioriser vos tâches et comment organiser votre travail pour une meilleure efficacité collective ? Heureusement, il existe des méthodes simples pour établir vos priorités et gérez votre travail efficacement.
Faire la liste de toutes vos tâches
Tout d’abord, pour ceux qui gardent en mémoire certaines tâches : écrivez-les sur un document. Il faut que toutes vos tâches, ponctuelles ou récurrentes, apparaissent.
Vous pouvez avoir un premier document avec vos tâches récurrentes. C’est ce que j’ai fait pour mes tâches quotidiennes, mensuelles et trimestrielles. Dans mon cas, par exemple, toutes les semaines, j’écris un article. Tous les trimestres, j’écris un livre blanc.
N’oubliez aucune tâche : vous allez vous rendre compte que vous traitez beaucoup de tâches régulières. Une fois mises à plat, il est plus facile de se rendre compte du temps qu’on passe à traiter ce type de tâche. Vous allez surtout vous rendre compte du temps qu’il vous reste chaque semaine pour traiter les tâches ponctuelles ! Il s’agit de la base de votre organisation.
Puis, sur un 2ème document, vous pouvez noter toutes les tâches ponctuelles qui arrivent de vos collaborateurs, de vos clients ou de votre direction. Vous pouvez bien sûr avoir un seul document pour ces deux types de tâches. Le principal est que tout soit consigné pour avoir une vue d’ensemble du travail que vous avez à réaliser.
Ainsi, vous allez avoir une vision claire du travail à accomplir chaque semaine.
Prioriser ses tâches urgentes
Ensuite, vous pouvez ordonner vos tâches selon leur degré d’importance.
Par exemple, vous pouvez faire plusieurs groupes :
- Les tâches qui sont urgentes : ce sont les tâches que vous devez traiter en priorité, idéalement dans la journée.
- Les tâches importantes : pour ces tâches, vous pouvez simplement bloquer un créneau dans votre agenda pour pouvoir les traiter dans la semaine
- Celles qui peuvent être déléguées : dans ce cas, je vous conseille de les déléguer tout de suite, en précisant à votre collaborateur à quelle date elles doivent être traitées.
Les tâches restantes peuvent soit être supprimées soit mises dans une liste « future » qui regroupe toutes les tâches ni urgentes, ni importantes. Vous pouvez piocher de temps en temps dans cette liste, lorsque la charge de travail est moins importante.
Une fois vos tâches regroupées, votre liste est déjà beaucoup plus claire ! En effet, vous avez plus qu’une liste restreinte de choses à faire : la liste des tâches urgentes. Cette liste, plus petite, est déjà plus motivante que de voir des pages entières de tâches pêle-mêle.
A la fin de la journée, vous aurez un sentiment de satisfaction et d’accomplissement. En effet, vous aurez travaillé sur une liste de tâches urgentes et l’aurez sans doute terminée. Vous pouvez évidemment y ajouter des tâches importantes si vous avez peu d’urgence à traiter.
Comment s'aider d'un outil ?
Sur la plateforme collaborative Acollab, vous pouvez attribuer des codes couleurs à chacune de vos tâches. Ainsi, vous pouvez créer les codes « urgent », « important » ou « à déléguer » ! Par exemple, le code couleur orange peut être attribué aux tâches « urgentes » et à faire dans la journée ! Un tel outil fluidifie la communication au sein de votre service et améliore votre productivité puisque tout est centralisé et pensé pour faciliter votre quotidien.
Enfin, pour vous aider, n’hésitez-pas également à demander à votre manager des précisions en termes d’urgence et de date limite. Parfois, certains assignent des tâches sans indiquer de précision. Vous allez traiter la tâche rapidement alors qu’elle pouvait être réalisée à la fin du mois seulement.
La hiérarchisation des tâches peut bien sûr évoluer en fonction des demandes urgentes qui tombent. Votre liste du matin peut être différente de celle avec laquelle vous vous retrouvez à la fin de la journée.
Faire le planning de vos tâches
Après avoir listé toutes vos tâches selon leur importance, vous pouvez estimer le temps passé pour chacune et les poser sur votre planning.
Le principal est d’avoir des dates limites pour chacune de vos tâches, pour pouvoir visualiser les tâches prioritaires rapidement. Avoir des échéances peut également vous aider à limiter la procrastination. En effet, on repousse souvent les tâches non urgentes, jusqu’à ce qu’elles le deviennent urgentes elles-mêmes. Déterminez à quelle date toutes vos tâches doivent être traitées, même si ces dates sont amenées à évoluer. Les poser sur un planning aide puisque vous savez quelle tâche traiter à quel moment;
Comment s'aider d'un outil ?
Utiliser un outil de gestion de projet comme Acollab permet de visualiser rapidement les tâches qui sont à traiter. Vous pouvez même indiquer le pourcentage d’avancement pour chaque tâche, permettant à votre manager de vérifier l’avancée des différents projets. Vous avez également une vue agenda !
Pour finir, en fonction des objectifs de votre entreprise, vous pouvez revoir vos priorités. En effet, vous pouvez vous rendre compte que vous passez beaucoup de temps à traiter des tâches sans aucune valeur ajoutée ou qui ne sont pas rentables.
Vous pourriez, à la place, traiter des tâches qui permettent de remplir plus rapidement les objectifs de la société. N’oubliez jamais le cap de votre entreprise ! Cela aide à s’orienter, et à prioriser ses tâches.
Prioriser ses tâches
Vos priorités changent au fil des jours. Chaque matin, je vous conseille de mettre à jour la liste des tâches à traiter dans la semaine, voir du jour même ! Il s’agit d’une méthode de gestion du temps à court terme, mais qui va vous permettre d’être efficace à long terme !
Chaque jour, vous devez définir vos objectifs, qui peuvent être composés de plusieurs tâches. Je vous conseille de ne pas avoir plus de 3 grandes tâches par jour. Tout dépend évidemment du temps nécessaire au traitement de celles-ci.
Ces méthodes vont vous permettre d’optimiser le cours de votre journée de travail, et donc votre productivité.
N’hésitez-pas à tester l’outil de gestion de projet Acollab, développé par la société Akelio, pour vous aider à vous organiser !