Comment bien gérer son temps de travail ?
Bien gérer son temps de travail peut s’avérer compliqué quand on croule sous les urgences et qu’on organise difficilement son travail. L’idée de gestion du temps de travail consiste à consacrer du temps aux tâches prioritaires, voire idéalement, prévues. Cette organisation permet d’augmenter votre concentration, votre efficacité et donc votre productivité. Il est important de bien gérer son planning professionnel pour ne pas subir les inconvénients d’une mauvaise organisation.
Rester concentré
Il est souvent bien compliqué de rester concentré, puisqu’on est interrompu d’une manière ou d’une autre : des notifications, une discussion entre collègues dans l’open space, un nouvel email, une urgence client… Les raisons peuvent être nombreuses et nous empêchent généralement de focaliser notre attention sur notre tâche en cours. Il existe beaucoup de distractions, qui sont même devenues la norme !
Privilégiez vos tâches qui nécessitent le plus de concentration lors de vos jours de télétravail. En effet, en télétravail, on se sent toujours mieux puisqu’on est chez nous ! On est généralement plus à l’aise et surtout, au calme. Cela permet de travailler plus efficacement.
Ces endroits calmes peuvent être une salle de réunion lorsque vous êtes au travail par exemple, ou un bureau fermé ! Cette technique donne la sensation d’avoir plus de temps dans la journée et de bien gérer son temps de travail. En effet, cette technique permet de réduire le nombre de tâches plus rapidement puisque vous êtes plus productif !
Gardez vos objectifs en tête
Les journées défilent souvent très vite et les objectifs de la journée peuvent être vite oubliés !
Personnellement, je note toujours mes 3 grands objectifs de la journée, pour y revenir régulièrement et ne pas les perdre de vue.
Sinon, nos objectifs prioritaires sont vites oubliés face aux tâches urgentes et imprévues, sans compter le flot de notifications permanent. La majorité des salariés travaillent avec leur boite de réception ouverte, ce qui les rend moins efficace puisqu’ils sont en alerte constante d’un nouveau message. En effet, les salariés doivent rester concentrés sans passer à côté d’une demande urgente.
Revenir régulièrement à votre liste de objectifs vous permet de hiérarchiser et de mettre à jour tout au long de la journée, votre liste des priorités. En effet, cette liste peut évoluer dans la journée, puisque certaines urgences imprévues peuvent se placer en haut de la liste !
Prendre du recul
Prendre du recul dans votre journée vous permet de reporter certaines tâches finalement superflues, de passer d’autres tâches en priorité et de travailler plus efficacement. Cela vous permet également de subir moins de stress car vous avez l’impression de maîtriser votre temps et votre planning. Vous n’êtes plus obligé de courir après le temps, avec la sensation de devoir traiter plusieurs tâches à la fois. Cela permet de bien gérer son temps de travail.
Prenez du recul régulièrement dans votre journée, même si je sais que ce n’est pas toujours évident. Il faut se forcer à prendre de la hauteur pour ne pas avoir toujours la tête dans le guidon.
Travailler par bloc de temps
Vous pouvez définir des créneaux sur votre agenda, dédiés au traitement de certaines tâches. Il faut avoir une idée approximative du temps nécessaires à ces tâches, mais vous n’avez pas besoin de connaître le temps exact. Bloquez des créneaux assez larges !
Pendant ces créneaux, coupez vos notifications et indiquez à votre équipe de ne pas vous déranger. Si vous avez besoin de concentration, n’hésitez-pas à vous isoler.
Vous pouvez également diviser votre planning en plusieurs créneaux : avancée des différents projets, communication auprès de l’équipe, gestion des tâches urgentes… Gérez votre emploi du temps comme vous le sentez !
Vous pouvez aussi essayer la technique Pomodoro, que j’utilise parfois. Elle permet de réaliser des tâches dans un temps que vous définissez, et à faire des pauses entre deux sessions de travail. C’est une séance qui favorise la motivation et la créativité. Le temps le plus courant d’une session de travail est 25 minutes mais vous pouvez adapter ce temps à votre besoin. Lors d’une session de travail, coupez tous les éléments extérieurs pour rester concentré ! Vous pouvez aussi vous programmer deux sessions de travail dans la journée pour traiter vos emails par exemple.
Favorisez les tâches complexes lorsque votre concentration est au maximum !
Personnellement, je traite les tâches les plus lourdes le matin, car c’est le moment où je suis le plus efficace, mais vous pouvez adapter cette technique au moment de la journée le plus adéquat pour vous !
Faire un bilan en fin de journée
Si vous pouvez consacrer 15 minutes en fin de journée pour faire un point sur votre avancée, notez les tâches qu’il reste à traiter, mettre à jour vos objectifs pour le lendemain et déléguez ce qui peut l’être, faites-le ! Vous y verrez plus clair et surtout, vous pourrez commencer sur de bonnes bases le lendemain.
Utiliser un outil collaboratif
Pour prendre toutes ces notes, vous pouvez adopter un outil collaboratif comme Acollab, qui dispose de pages pour prendre des notes. Vous y listez vos priorités, mais vous pouvez y écrire toutes vos idées. Ecrire permet de sortir ces idées de son esprit et de se concentrer sur les tâches importantes.
Sur Acollab, vous retrouvez également un outil de gestion de projet, qui vous permet de noter vos objectifs et les tâches associées. Vous pouvez en déléguer certaines en assignant des tâches à des collaborateur. Vous pouvez également ajouter des dates de fin et préciser le pourcentage d’avancement de votre tâche.
Enfin, vous y retrouvez aussi un tableau Kanban, qui permet de gérer sa to-do-list rapidement. Sous forme de colonnes, vous glissez-déposez vos tâches dans la colonne correspondant au statut de votre tâche : « Tâche à faire », « Tâche en cours », « Tâche terminée ». En un coup d’œil, vous visualisez l’avancée de votre projet ! Les étiquettes de couleur viennent compléter cet outil pour faciliter la communication avec votre équipe. En effet, vous pouvez attribuer une étiquette rouge aux tâches urgentes ou encore une étiquette bleue aux tâches qui sont à vérifier.
Utiliser un outil plutôt qu’un bloc-notes vous permet :
- Bien gérer son temps de travail
- D’être plus efficace puisque vous suivez l’avancée des projets plus facilement
- D’être plus rapide car vous repérez en un coup d’œil les prochaines tâches à traiter
- Mais aussi d’être plus productif car tout est centralisé au même endroit : vous gagnez du temps !
- Et surtout, de conserver toutes vos notes, et de les retrouver facilement ! En effet, il est parfois plus compliqué de retrouver une information dans un cahier.