Quel est le meilleur agenda partagé ?
Comment définir le meilleur agenda partagé ?
Un agenda partagé permet principalement :
- De gérer des rendez-vous avec ses collaborateurs
- D’avoir une meilleure visibilité sur ses projets
- De gérer des ressources communes
Il permet d’améliorer le travail en équipe avec une meilleure circulation de l’information. Tout le monde accède au même agenda, ce qui fait gagner un temps précieux. Plus besoin de chercher l’email de votre collaborateur pour vérifier ses disponibilités. Vous avez accès à ses rendez-vous !
L’agenda partagé permet de gagner du temps et de gagner en efficacité pour vous et tous vos collaborateurs.
Partager des rendez-vous
Tout d’abord, sur un agenda partagé, vous pouvez partager des rendez-vous avec vos collaborateurs, clients et partenaires. Vous pouvez généralement créer plusieurs agendas et choisir des droits d’accès spécifiques pour chacun.
Cela permet d’avoir une vue globale des événements et rendez-vous de tout le monde. En effet, en plus de voir leur propre planning, vos collaborateurs visualisent ceux des autres, si l’autorisation a été accordée bien évidement. L’avantage premier est une meilleure organisation ! En effet, vos collaborateurs et vous-même planifient des rendez-vous et réunions en toute simplicité.
Un agenda partagé facilite aussi l’organisation de réunions. En effet, il est souvent compliqué de trouver un créneau commun à tous. Avec un planning commun, le challenge est relevé beaucoup plus rapidement. Vous n’avez plus besoin de faire de sondage ou de contacter tous vos collaborateurs pour trouver le créneau idéal. Vous visualisez en un coup d’œil les créneaux communs disponibles.
Si vous travaillez avec des commerciaux par exemple, cela vous permet également de connaitre les jours où ils sont à l’extérieur.
Pour finir, un agenda partagé vous permet de gagner en transparence avec votre équipe, grâce à une meilleure circulation des informations. La transparence est nécessaire au bon fonctionnement du groupe.
Gérer ses projets
Ensuite, l’agenda partagé est très pratique pour gérer ses projets.
En effet, avec un calendrier par projet, vous pilotez de façon plus efficace tous vos projets, qu’il s’agisse de vos projets clients ou de projets internes.
Vous y notez les rendez-vous clients ou encore les grandes deadlines du projet sur chaque agenda. Cela permet une meilleure organisation, avec un agenda par client ou par projet.
Par ailleurs, optez pour un agenda qui dispose d’une vue globale de tous les projets. Cela vous donne une meilleure visibilité de la semaine qui vous attend. Également, cela vous permet d’assurer la cohérence de l’équipe.
Pour finir, vous pouvez inviter vos clients et vos partenaires à vos réunions. Les participants reçoivent tous une notification pour informer de la date, du lieu et du contenu de l’événement.
L’idéal est que l’agenda partagé soit accompagné d’une gestion de projet, permettant de suivre l’avancée des tâches en même temps. Ce type d’outil facilite grandement la communication entre tous les intervenants du projet et améliore l’efficacité de travail. En effet, pour un chef de projet, il est essentiel de suivre facilement l’avancée d’un projet et de gagner en anticipation. En effet, que ce soit un retard éventuel, un manque de ressources, ou tout autre problème, le chef de projet peut ainsi mieux mener son projet. Le calendrier permet un gain de temps face aux imprévus !
Gérer des ressources
Enfin, un agenda partagé sert également à la gestion de ressources. En effet, vous pouvez avoir besoin d’un planning pour gérer la réservation d’une salle de réunion ou même d’un véhicule de fonction. Quelque soit la ressource, un agenda collaboratif vous permettra de gérer des ressources partagées entre plusieurs personnes. Lorsque quelqu’un veut réserver une salle de réunion, il note le créneau sur l’agenda visible de tous.
Par exemple, certaines associations se servent aussi d’agendas partagés pour indiquer la présence des membres. En effet, chaque adhérent indique les moments où il peut être présent à l’association, pour faciliter le roulement entre adhérents, et surtout pour qu’il y ait une présence permanente.
Les salariés sont désormais moins présents sur leur lieu de travail, l’agenda partagé est donc essentiel pour garder votre équipe connectée, peu importe où elle se situe.
Quel est le meilleur agenda partagé ?
Difficile d’évoquer le sujet des agendas partagés sans parler de Google Agenda. Simple d’utilisation, Google Agenda reste un incontournable, utilisé par des particuliers mais aussi des professionnels. Le problème ? Le gérant américain qui exploite les données personnelles de ses utilisateurs. De plus, certains paramétrages et la fonction de recherche d’événements ne sont pas toujours intuitifs sur Google Calendar.
D’autres agendas, tel qu’Acollab font partie des agendas partagés français les plus complets et sécurisés. En effet, vous pouvez sur Acollab :
- Créer plusieurs agendas : généralement les équipes créent un agenda commun, puis un agenda par projet
- Filtrer vos événements par catégorie ou par responsable d’événement
- Ajouter des rappels d’événements de façon personnalisée pour chaque événement
- Gérer les présences aux événements en envoyant des invitations
- Créer des événements confidentiels qui seront visibles seulement par les administrateurs
- Avoir une vue d’ensemble de tous vos agendas réunis
- Créer des événements récurrents
Choisir l’agenda Acollab vous donne une visibilité à court, moyen et long terme sur l’ensemble de vos rendez-vous.
Cet outil de planification est un indispensable dans votre vie professionnelle. En effet, vous avez l’esprit plus libre pour vous concentrer sur vos tâches. Tous les collaborateurs reçoivent une notification en cas de nouvel événement ou nouvelle réunion. Si un événement est supprimé, vos collaborateurs reçoivent également une alerte ! Pratique pour tenir l’équipe informée rapidement.
- Un outil de gestion de projet
- Une gestion documentaire
- Une messagerie
- Un système de sondages
- Un forum
- Un chat