Comment faire un planning collaboratif ?
Comment faire un planning collaboratif ?
Dans la plupart des entreprises, la gestion d’un planning collaboratif est primordiale. Généralement, les besoins des collaborateurs se rejoignent. Ils ont besoin d’un outil pour planifier les rendez-vous ou gérer des réservations. Quel que soit le besoin, la création d’un planning collaboratif est une solution pertinente pour la gestion de votre activité.
Les différents besoins
Gérer le planning de l’équipe
Pour connaitre le planning de vos collaborateurs, vous pouvez choisir un agenda partagé. Tout le personnel peut visualiser l’agenda de chacun (selon les droits d’accès définis). Cela permet de connaitre les disponibilités de chacun pour choisir une date commune pour un rendez-vous client par exemple. C’est également pratique dans le cas où vous souhaitez faire un point avec votre collègue. En un coup d’œil, vous pouvez réserver un créneau sur son agenda ! Chacun peut également bloquer des créneaux pour ses tâches de fond sur son propre agenda.
Avec la création de différentes catégories, vous pouvez organiser et ranger vos événements par type d’événements (rendez-vous extérieurs, réunions d’équipe…)
Gérer les ressources de l’entreprise
Pour gérer les ressources de l’entreprise, l’agenda partagé se révèle être un indispensable pour toute structure. En effet, certaines entreprises ont une ou plusieurs salles de réunions qu’elles ont besoin de partager. Généralement, la réservation d’une salle de réunion peut être prévue assez tôt. Que ce soit pour une réunion client ou un point interne, les collaborateurs connaissent les dates des réunions en avance.
Ainsi, l’utilisation d’un agenda partagé est une bonne technique pour consulter les disponibilités de la salle et adapter les dates des réunions lorsque c’est possible.
La gestion de ressources peut aussi concerner la réservation d’un véhicule de fonction par exemple. En un coup d’œil, vos collaborateurs connaissent la disponibilité du véhicule et peuvent bloquer le créneau qui les intéressent. Tout type de ressources peut être géré sur un planning collaboratif !
Suivre un projet
Pour les entreprises qui travaillent en mode projet, l’utilisation d’un planning collaboratif aide au bon suivi du projet. Chaque intervenant au projet consulte l’agenda facilement.
En effet, le chef de projet peut y inscrire les dates butoirs des tâches importantes. Il peut également noter les dates des réunions clients. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble du projet et de visualiser les grandes dates.
Sur certains agendas collaboratifs, vous pouvez donner accès à votre client, ce qui favorise la transparence de votre relation client. Votre client peut visualiser les dates des prochaines réunions et même y ajouter des fichiers. Il peut également annoter des commentaires sur l’agenda. Cela peut être pratique pour lister ses questions pour préparer la réunion par exemple.
Comment faire un planning collaboratif ?
Utiliser un planning collaboratif en ligne
Il existe de nombreux outils mis à disposition sur internet.
Pour une utilisation personnelle, vous pouvez utiliser Google Agenda. Pratique, il est intégré à votre compte Gmail. Pour une utilisation professionnelle, vous pouvez utiliser Acollab. Les données sont sécurisées et basées en France. Cet agenda vous permet de gagner du temps dans votre organisation de travail. Il est intuitif et ergonomique, permettant une utilisation facile des différents utilisateurs.
Création de plusieurs agendas
Sur Acollab, vous pouvez créer autant d’agendas que vous le souhaitez. Il vous suffit de créer plusieurs espaces si vous souhaitez avoir plusieurs agendas distincts. Dans chaque espace, vous pouvez ajouter les personnes qui ont accès à chaque agenda.
Cela vous permet de gérer plusieurs agendas séparés, tout en ayant une vue d’ensemble de tous vos agendas.
Vous pouvez attribuer des droits d’accès spécifiques et différents selon les agendas. Par exemple, tous les collaborateurs ne sont pas obligés d’avoir accès aux mêmes agendas. Et enfin, un collaborateur peut avoir un droit de lecture seule sur un agenda tandis qu’il peut être administrateur d’un autre planning.
Les fonctionnalités clés
Les fonctionnalités classiques permettent de répondre à la majorité des besoins. Vous pouvez créer des catégories de couleurs pour distinguer les événements, selon leur nature. Par exemple, vous pouvez associer une catégorie aux réunions, une autre à la réservation de la salle de réunion et une autre pour les points clients.
Ensuite, vous pouvez créer des événements confidentiels. Le contenu des événements confidentiels n’est visible que par les administrateurs ! Les autres ne voient qu’un créneau occupé, sans en voir le contenu.
Puis, vous pouvez ajouter des commentaires à chaque événement. Vous pouvez aussi joindre des fichiers. Cela peut être une trame pour votre réunion ou le compte-rendu produit après la réunion par exemple.
Également, vous pouvez gérer des invitations d’événements sur Acollab. En effet, pour chaque événement, il est possible d’inviter des collaborateurs ou des personnes extérieures. La gestion de présence est pratique pour convier vos collaborateurs à votre événement.
Avec l’agenda Acollab, vous pouvez aussi vous planifier des rappels d’événements. Vous pouvez également envoyer des rappels aux participants d’événements.
Enfin, vous pouvez synchroniser votre agenda avec votre agenda google par exemple. Cela permet de retrouver vos événements personnels et professionnels sur votre agenda google.
Le + d’Acollab
Sur l’agenda Acollab, vous retrouvez votre agenda sur l’application mobile ! Pratique pour consulter ses rendez-vous à l’extérieur ou pour poser certains créneaux. L’application mobile permet de gagner du temps et ainsi, d’être plus productif !
L’application mobile est comprise dans le prix de 5€HT / mois / utilisateur.
La plateforme Acollab vous permet aussi d’accéder à d’autres modules que l’agenda. En effet, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet, une gestion de fichiers, un outil de suivi des temps et une messagerie collaborative. Il s’agit d’un outil collaboratif complet.
Agenda partagé sur-mesure
L’agence Akelio développe tout type d’outils sur-mesure, dont des agendas. Vous pouvez établir un cahier des charges de l’agenda souhaité avec elle.
L’agenda partagé sur-mesure permet d’avoir un agenda complétement adapté à votre besoin et à votre activité.
Quel que soit votre besoin, n’hésitez-pas à contacter l’équipe pour échanger et voir quelle est la meilleure solution.
Si vous souhaitez tester gratuitement l’agenda Acollab, vous pouvez cliquer sur ce lien. L’essai gratuit est sans engagement et valable 30 jours.