Pourquoi adopter un outil de gestion de projet ?
Pourquoi adopter un outil de gestion de projet ?
Peu importe la taille ou le type de l’entreprise, beaucoup d’entre elles travaillent en mode projet, qui est adapté à toute entité :
- les grands groupes qui lancent de nouveaux projets chaque année
- les collectivités, qui développent des projets pour la ville
- les agences web qui gèrent des projets au quotidien
- les entreprises qui entreprennent des changements
- les indépendants ou les startups qui travaillent généralement en mode projet
Pourquoi adopter un outil de gestion de projet ?
Le mode projet est une méthode de travail où les équipes travaillent de manière collaborative et transverse, permettant à différents intervenants de participer sur un même projet, sur une période limitée dans le temps et avec un budget défini. Chaque collaborateur connait alors ses responsabilités.
Mode projet : différentes méthodologies
Concernant la méthode, certains préfèrent travailler en méthode agile, qui permet une plus grande réactivité et flexibilité. Elle permet de s’adapter aux attentes et aux besoins du client, qui évoluent tout au long du projet. Cette méthode place les besoins du client au cœur du processus. D’autres adoptent une méthode plus formelle, avec la méthode en cascade par exemple, très courante en entreprise. Celle-ci va demander de découper le projet en grandes phases, en se focalisant sur les livrables à rendre. Chaque phrase doit être terminée et validée avant de passer à la phase suivante.
Alors, pourquoi adopter un outil de gestion de projet ?
Une organisation rigoureuse
Travailler en mode projet demande généralement de respecter un planning et des coûts, mais pas seulement. Le chef de projet se doit de connaître l’avancement des tâches de son équipe, de fixer des objectifs et de coordonner tous les collaborateurs pour faire avancer ce projet. Avec de telles missions, que ce soient des projets d’1 mois ou de 3 ans, ces managers ont besoin d’un outil de gestion de projet pour en faciliter la gestion, l’organisation et la communication. En effet, gérer un projet peut vite s’avérer compliqué, surtout si vous gérez plusieurs projets à la fois. La gestion de projet implique une certaine méthodologie et une organisation.
L'outil de gestion de projet
L’utilisation d’un outil de gestion de projet est devenue indispensable dans beaucoup d’entreprises. En effet, celui-ci permet de prioriser et de planifier les tâches à mener pour tenir les délais. En somme, il permet de coordonner les tâches pour atteindre les objectifs fixés. De plus, son utilisation permet de ne pas subir un projet, grâce à une organisation et à une prévention des risques.
En effet, un bon outil permet :
- une planification des projets pour éviter les retards, un manque de ressources et surtout, des clients mécontents. Un outil vous donne les clés pour prendre des décisions stratégiques.
- une visibilité globale de tous les projets pour une meilleure anticipation. En effet, certaines tâches peuvent parfois prendre du retard, les échéances peuvent évoluer, les ressources peuvent être modifiées… un outil vous permettra d’assurer le suivi au quotidien pour éviter les mauvaises surprises qui peuvent survenir au cours d’un projet.
- une meilleure organisation permettant une meilleure gestion de son temps et une productivité accrue
- une meilleure communication, ce qui permet à tous les acteurs d’avancer, de trouver une information rapidement et d’avoir le même niveau d’informations.
Quels sont les différentes fonctions d’un outil de gestion de projet ?
Les outils de gestion de projet sont divers mais rassemblent plus ou moins les mêmes fonctionnalités.
Gestion et planification des tâches
Cette fonction basique et présente dans la plupart des outils de gestion de projet permet de lister toutes ses tâches. Il vous faut ordonnancer cette liste, en reliant les tâches. Certaines tâches seront des tâches « prédécesseurs », car elles devront être réalisées en amont d’une tâche, et certaines seront des tâches « successeurs », à réaliser en aval d’une tâche. Suite à cette logique de dépendance, reliez toutes vos tâches et vos jalons à des échéances, qui sont les dates limites de vos tâches.
Le découpage et l’ordonnancement des tâches représentent les fondations de votre projet.
Par la suite, vous pouvez attribuez des responsables aux tâches et ajouter des codes couleurs disponibles sur certains outils pour indiquer l’urgence et la priorité des tâches.
Choisissez un outil qui permet de visualiser votre projet avec le diagramme de GANTT et un outil qui identifie automatiquement les tâches en retard. En effet, ces fonctionnalités vont vous permettre une meilleure visibilité et ainsi de respecter les échéances de vos projets, essentiel pour la pérennité d’une entreprise.
Cette gestion des tâches permet ainsi, pour le manager, une planification précise des projets et une meilleure anticipation des imprévus. Elle permet une grande visibilité sur l’avancée des projets. Pour les collaborateurs, elle permet de savoir quoi faire et à quel moment. Tout le monde connaît son plan d’actions en avance, permettant de rendre son travail à la date prévue.
Collaboration
Pour faire avancer un projet, la communication et la collaboration sont essentielles. Privilégiez un outil où vous pouvez ajouter des commentaires ou des fichiers à chaque tâche par exemple. Tous les échanges sont centralisés, permettant à chacun d’avoir la même visibilité et de participer activement au projet. Il y a plus de transparence, même vis-à-vis des clients, ce qui favorise la collaboration. Chaque collaborateur communique et s’informe en temps réel sur l’avancée du projet. Cela permet notamment de décloisonner les silos et de fluidifier les échanges.
En conclusion, le logiciel de gestion de projet optimise la communication et favorise le travail collaboratif, éléments essentiels pour mener un projet à bien. Privilégiez un outil accessible en ligne pour que tout le monde y accède de son bureau ou de chez soi.
Suivi des temps
Enfin, pour connaître la rentabilité de votre projet et pour anticiper d’éventuels retards, rien de tel qu’un outil de suivi de temps associé à votre outil de gestion de projet. Renseignez les temps estimés de vos tâches, et suivez leur avancement. Au fil du projet, cela vous permet d’anticiper des retards. Par exemple, vous pouvez observer qu’une tâche prend plus de temps que prévu. De plus, à la fin de votre projet, vous aurez de véritables statistiques pour connaître les tâches qui ont nécessité plus de temps que prévu, et comprendre les raisons de ces retards. Cela vous permettra de mieux anticiper le prochain projet, en allouant de nouvelles ressources ou encore en estimant le projet de façon plus précise.
Concernant votre outil, vous pouvez également choisir un outil qui vous alerte en cas de nouvelle tâche attribuée, de nouveau commentaire ou de nouveaux fichiers ajoutés aux tâches. Par ailleurs, privilégiez un outil disponible sur application mobile, vous permettant d’accéder au suivi de projet même en déplacement.
Quels sont les avantages ?
En plus de pouvoir orchestrer des projets complexes et de maitriser ses projets, un logiciel de gestion de projet vous apporte plusieurs avantages.
Une centralisation des éléments
Pourquoi adopter un outil de gestion de projet ? Un outil de gestion de projet va centraliser toutes les tâches, les fichiers, les responsables, les échanges au sein d’un même outil, pour que chaque acteur du projet ait la meilleure visibilité possible. En quelques clics, l’avancement du projet et les commentaires associés sont visibles. Chaque intervenant possède une vue précise des tâches à venir le concernant mais aussi celles des autres, permettant de prendre de la hauteur et de considérer le projet dans sa globalité.
Un gain de temps
De plus, avoir un seul outil de suivi permet de gagner du temps car tout est accessible facilement. Par exemple, vous retrouvez le livrable d’un projet associé en quelques secondes. Par ailleurs, comme tout le monde a accès au même niveau d’informations, le nombre de réunions peut être réduit. L’information circule de façon plus transparente, évitant les tâches à faible valeur ajoutée.
Une meilleure productivité
Ensuite, pourquoi adopter un outil de gestion de projet ? Pour la productivité ! Un tel outil va permettre au chef de projet d’anticiper d’éventuels problèmes et d’optimiser l’allocation de ressources. Il permet aussi de connaître les retards facilement et de repérer les tâches qui risquent de prendre plus de temps que prévu… Cette anticipation lui permet d’être proactif pour faire avancer le projet. En effet, le chef de projet conserve une vision globale de l’ensemble des projets et ses décisions sont plus éclairées.
Concernant les collaborateurs, ceux-ci sont beaucoup plus autonomes et responsables. Ils participent plus facilement et sont plus motivés.
Un esprit d'équipe
Pour finir, avoir la même visibilité, accéder à tous les fichiers et commentaires du projet permet à chacun de se sentir impliqué et engagé dans le projet. Un outil commun permet à chacun d’apporter sa pierre à l’édifice et d’enrichir le projet. Ce dernier évolue ainsi dans le bon sens et de façon beaucoup plus fluide, grâce à un travail d’équipe efficace. Un outil de gestion de projet favorise la coordination entre les différentes activités et permet ainsi de livrer le projet avec le niveau de qualité attendu.
Quel outil de gestion de projet choisir ?
Après avoir répondu à la question « Pourquoi adopter un outil de gestion de projet ? », attardons nous sur l’outil en lui-même.
Tout d’abord, il existe deux solutions de gestion de projet. La première est une solution locale, installée directement sur le serveur de votre entreprise ou sur votre ordinateur. La deuxième est la solution en ligne (ou saas), accessible via une connexion internet. Cette solution est souvent proposée sous forme d’abonnement mensuel ou annuel. L’avantage est de pouvoir y accéder partout : au bureau, dans un espace de coworking, ou encore chez soi.
Ensuite, il existe de nombreux outils de gestion de projet. Je vous conseille de tester différents outils pour connaître celui qui vous correspond le mieux, et surtout, qui sera adopté par votre équipe. Par exemple, certains outils sont spécialisés sur l’avancement des tâches. Ils permettent de lister et de suivre l’avancement des tâches, de leur attribuer des niveaux d’urgence, mais n’inclut pas l’aspect collaboratif par exemple. D’autres outils comme les logiciels de gestion du temps se concentrent, eux, seulement sur le temps passé sur les différentes tâches.
Selon vos besoins, choisissez l’outil le plus complet possible.
Qu’est-ce qu’Acollab ?
Acollab est une plateforme collaborative accessible en ligne, développée par Akelio, qui facilite la gestion de projets. Elle comprend un outil de gestion de projet complet : gestion des tâches, avancement, responsable de tâches, identification automatique des tâches en retard, visualisation du projet sous diagramme de GANTT et de tableau Kanban, possibilité d’ajouter des commentaires ou des fichiers… Fonctionnant par espace collaboratif cloisonné, elle permet de gérer plusieurs projets via une seule plateforme. Chaque espace de travail partagé correspond à un projet. Vous pouvez bien évidemment dupliquer vos projets d’un espace à un autre, cela vous permet de gagner du temps si vos tâches se ressemblent !
Cette plateforme permet d’impliquer vos clients et vos partenaires aux différents projets. En effet, contrairement à un logiciel local, Acollab permet d’inviter des intervenants externes à l’entreprise pour leur permettre de participer aux projets, et d’avoir la même visibilité. Acollab permet ainsi d’être plus organisés et ainsi, plus productifs.
Pour en savoir plus, vous pouvez participer au prochain webinar sur la gestion de projet.
Un outil de gestion de projet, mais pas seulement
Acollab dispose d’autres fonctionnalités, cloisonnées par projet : un agenda partagé, un outil de GED, un wiki collaboratif, une messagerie collaborative, un outil de suivi des temps et des dépenses, un chat, un forum, un système de sondages… Celles-ci facilitent grandement votre gestion de projet.
- Le wiki collaboratif permet d’écrire directement ses comptes-rendus de réunion en temps réel ou encore d’ajouter la documentation du projet.
- L’agenda partagé rappelle les grandes dates butoir, les différentes réunions…
- Les outils de communication permettent de centraliser tous les échanges de chaque projet et surtout, de retrouver une information facilement. Par exemple, la messagerie collaborative permet de poster et d’échanger des messages importants sur le projet. Le chat, lui, permet de poser une question rapide. Une bonne communication est essentielle en gestion de projet.
- La gestion documentaire qui permet de centraliser tous les fichiers et de les relier à un projet facilement.
- Pour finir, l’outil de suivi des temps lié à la gestion de projet permet de connaître la rentabilité du projet en cours. Il permet également d’anticiper d’éventuels dépassements. Des statistiques complètes sont disponibles permettant de connaître le temps passé sur chaque tâche, chaque projet et par utilisateur.
Tester l’outil de gestion de projet
Vous pouvez essayer Acollab gratuitement pendant un mois. Votre période d’essai vous permet de tester toutes les fonctionnalités et vous pouvez ajouter jusqu’à 5 utilisateurs.
Cet essai est sans engagement.
Si vous avez besoin d’accompagnement dans la façon dont gérer vos projets et organiser votre travail, vous pouvez nous contacter ou planifier une démonstration gratuite de l’outil.