5 conseils pour éviter les réunions inefficaces
Comment éviter les réunions inefficaces ?
En 2018, un cadre passait en moyenne 27 jours par an en réunion. Malheureusement, toutes ces heures passées en réunion ne sont pas toujours pertinentes, souvent facteur de perte de productivité et de temps. Toutes ces réunions où les intervenants sont invités seulement parce qu’ils figurent sur un organigramme ou parce qu’il s’agit d’une habitude signifie que ces réunions ne sont que rarement préparées et n’ont pas toujours de but défini.
Pourtant, elles font partie du quotidien dans bon nombre d’entreprises. Mais comment éviter les réunions inefficaces ?
Il n’est pas nécessaire de supprimer toutes les réunions, surtout que celles-ci sont considérées comme adaptées pour prendre des décisions stratégiques. Cependant, il est nécessaire de les structurer et de les limiter pour qu’elles deviennent d’excellents outils de communication et d’organisation.
Identifiez déjà la cause de vos réunions inefficaces et chronophages. Est-ce parce que celles-ci durent trop longtemps ? Sont-elles trop fréquentes ? Sont-elles mal préparées ?
Structurer les réunions
Certains pensent qu’une réunion se résume à réserver une salle, prévenir ses collègues et improviser l’ordre du jour. Pourtant, les réunions sont peu efficaces lorsqu’elles sont mal préparées : tout le monde aborde un sujet, l’ordre du jour n’est plus respecté et un temps considérable est perdu.
Il est nécessaire pour chaque réunion, d’avoir :
- Un besoin bien défini : il faut que des décisions soient prises ou des conclusions soient tirées à la fin de la réunion.
- Un ordre du jour précis : chaque intervenant doit bien avoir en tête l’objectif de la réunion.
Idéalement, vous devez aborder une seule thématique par réunion. Lorsque vous commencez la réunion, énoncez clairement les points qui vont être abordés. Cela empêchera les dérives.
En effet, si les intervenants ne comprennent pas bien l’objectif de la réunion et si celui-ci n’a que peu d’intérêt, la réunion n’engagera que peu de personnes et sera vite considérée comme inutile. Cela n’empêche pas d’aborder plusieurs points, il est simplement nécessaire de mettre en place des limites.
- Un temps maximal à ne pas dépasser pour rester concentré sur le sujet et ne pas s’éparpiller. En effet, il serait judicieux de fixer un horaire et de s’y tenir. Cela évitera également de perdre l’attention de certains…
- Choisir les participants : ces derniers investissent du temps dans les réunions. Cela peut vous sembler évident mais il est important de rappeler qu’il faut convier seulement les personnes concernées. Ne conviez pas ceux qui n’ont pas de réel intérêt. La réunion aura ainsi plus de valeur. Par ailleurs, être trop nombreux en réunion n’apporte pas toujours grand-chose, surtout que pendant ce temps, l’entreprise ne produit rien. Les autres intervenants pourront se référer au compte-rendu de réunion pour connaître les points essentiels.
Catégoriser pour éviter les réunions inefficaces
Lors de réunions, les intervenants abordent souvent tous les sujets.
Je vous conseille de distinguer deux types d’échanges :
- les réunions stratégiques / d’informations où l’ordre du jour est clairement établi.
- les points express réguliers, où, par exemple, les problèmes sont abordés.
Cela évite notamment les confusions. Cette méthode permet également d’éviter que tout le monde ne parle des points bloquants qu’il rencontre, lors d’une réunion stratégique.
Cela permet également de moduler les temps de réunion. Pour une réunion d’informations, vous pouvez compter 1h, tandis que pour un point express 20 minutes peuvent suffire.
Distinguer les types de réunion pour que ce soit clair dans l’esprit de vos collaborateurs.
Si aucune question n’est à traiter ou que les problèmes soulevés ne nécessitent pas forcément de réunion, ne vous réunissez pas. Privilégiez la qualité à la quantité !
Animer la réunion
Ensuite, lors de réunions traditionnelles, chaque intervenant ne prend pas toujours la parole, surtout selon l’ordre du jour annoncé. Ce sont souvent les mêmes personnes qui monopolisent le temps de parole. Certaines peuvent également s’autocensurer pour ne pas créer de conflit, ou ne se sentent pas forcément écoutés lorsqu’ils prennent la parole.
Animer les réunions se révèle être une compétence devant être travaillée régulièrement.
Je vous conseille de :
- Préparer votre réunion en amont pour qu’elle soit efficace
- Répartir le temps de parole entre chaque intervenant.
- Dynamisez les échanges pour rendre la réunion plus vivante
N’hésitez-pas à interrompre cordialement ceux qui prennent beaucoup la parole.
Posez des questions ouvertes pour faire participer tout le monde, et des questions plus précises pour clarifier certains sujets. Varier le rythme, la tonalité et l’intervention des personnes permettra d’éviter que certains ne décrochent.
Raccourcir le temps passé en réunion
80% des réunions durent plus d’une heure, ce qui prend beaucoup de temps lorsqu’on se rend compte que les cadres participent à environ 3 réunions par semaine.
Raccourcir le temps passé en réunion permettrait à chacun d’être plus attentif. Les réunions seraient plus efficaces lorsqu’elles dureraient 45 minutes environ. Vous pouvez bien évidemment adapter ce temps en fonction de votre besoin.
En effet, une réunion rapide et claire permet d’animer une réunion efficace. De plus, délimiter la réunion permet à chacun de s’organiser.
Adopter un outil collaboratif pour éviter les réunions inefficaces
Un outil collaboratif permet de centraliser les informations importantes de l’entreprise. Chaque équipe a accès à un ou plusieurs espaces collaboratifs leur permettant d’accéder à l’avancée des projets, aux fichiers déposés, aux messages importants laissés par un intervenant… Cela permet d’éviter les réunions inefficaces puisque chacun accède à l’information en temps réel. Tout le monde à le même niveau d’informations.
L’arrivée du digital permet de réduire le nombre de réunions et de mails échangés. Ceux-ci permettent une meilleure productivité et une plus grande autonomie.
Il est nécessaire de doter l’équipe des bons outils afin de bien conduire la réunion. En effet, chacun a accès aux données nécessaires au bon suivi de la réunion et peut, ainsi, s’impliquer davantage lors de celle-ci. Cela ne vous empêche pas de laisser un message sur l’outil collaboratif pour les briefer et leur demande de préparer la réunion. En effet, préparer une réunion permet toujours à la personne d’identifier son rôle et ce sur quoi il va devoir communiquer lors de la réunion. Avec un outil collaboratif comme Acollab, vous pouvez centraliser toutes les informations, avancer sur des sujets communs et d’avoir un suivi des tâches en cours, pour éviter les réunions inefficaces. Cet outil a été développé par l’agence française de développement web et mobile Akelio !
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