Améliorer la communication interne
grâce à Acollab
Améliorer la communication interne grâce à Acollab
La communication interne est l’un des piliers fondamentaux de la réussite d’une entreprise. Elle permet de coordonner les efforts, de partager les informations et de maintenir une culture d’entreprise cohérente. Acollab, une plateforme de collaboration en ligne, offre une multitude de fonctionnalités conçues pour améliorer la communication interne.
1. Centraliser l'information
Utiliser des espaces de travail partagés
L’une des principales fonctionnalités d’Acollab est la création d’espaces de travail partagés. Ces espaces permettent aux équipes de centraliser toutes les informations pertinentes pour un projet ou une équipe. Chaque membre de l’équipe peut accéder aux documents, discussions, calendriers et tâches associés à cet espace.
Je vous conseille de créer des espaces de travail distincts pour chaque projet ou équipe. Assurez-vous que tous les membres concernés sont ajoutés aux bons espaces et encouragés à y centraliser toutes les informations importantes.
Partage de documents
Acollab propose une bibliothèque de documents où vous pouvez stocker, organiser et partager tous les fichiers nécessaires. Cette fonctionnalité évite les pertes de temps liées à la recherche de documents dans des emails ou des dossiers dispersés.
Vous pouvez organiser les documents par répertoire ou par projet pour faciliter la recherche. Mettez régulièrement à jour les documents pour qu’ils reflètent les dernières informations.
La gestion de versions automatique permet de ne pas confondre la dernière version du fichier. Elle vous évite également de perdre du temps à chercher le bon document.
2. Faciliter les discussions et les échanges
Forums de discussion
Les forums de discussion d’Acollab permettent aux membres de l’équipe de poser des questions, partager des idées et résoudre des problèmes de manière collaborative. Contrairement aux emails, les forums permettent de suivre facilement les conversations et de retrouver les informations échangées.
Conseil pratique : Encouragez l’utilisation des forums pour toutes les discussions relatives aux projets. Créez des forums spécifiques pour différents types de discussions afin de garder les forums organisés et faciles à naviguer.
Ils peuvent également servir comme base de connaissances où chacun pose ses questions. Elles sont conservées au sein de chaque thème. Cette base de connaissances se révèle être très utile pour un nouvel arrivant. Il peut parcourir ces forums pour se plonger au sein de la philosophie de l’entreprise et de ses process.
Chat en temps réel
Acollab intègre également un chat en temps réel, idéal pour des communications rapides et instantanées. Le chat en temps réel peut être utilisé pour des questions urgentes, des mises à jour rapides ou des discussions informelles.
Conseil pratique : utilisez le chat pour les communications urgentes et les questions rapides. Pour les discussions plus structurées et les décisions importantes, privilégiez les forums de discussion ou les messageries collaboratives. Ces deux modules permettent de conserver l’information et surtout, de la retrouver plus rapidement.
Personnalisation des notifications
Acollab offre des options de personnalisation des notifications pour s’assurer que vous recevez les mises à jour importantes sans être submergé par des notifications inutiles. Personnalisez vos notifications pour rester informé des développements critiques. Par exemple, l’ajout d’une nouvelle tâche au projet ou encore lorsqu’une tâche passe au statut « bloqué ». Vous pouvez également vous abonner aux événements du planning partagé ou encore lors de l’ajout d’un nouveau fichier.
3. Planification des réunions et gestion des tâches
Calendriers partagés
Les calendriers partagés d’Acollab permettent de coordonner et de planifier des réunions et des événements importants. Tous les membres de l’équipe peuvent voir les calendriers, ce qui facilite la planification et la coordination. Ils permettent également de réserver des salles de réunions pour fluidifier l’organisation interne.
Conseil pratique : Vous pouvez aussi synchroniser l’agenda avec votre agenda personnel pour coordonner vos événements.
Également, vous disposez d’une vue agenda de vos tâches !
Gestion des tâches et des projets
Acollab offre des outils de gestion des tâches et des projets qui permettent de suivre l’avancée des tâches, d’assigner des responsabilités et de définir des échéances. Ces outils aident à maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde et à s’assurer que les projets avancent comme prévu.
Vous pouvez utiliser la gestion des statuts et des étiquettes qui facilitent la communication et fluidifient la gestion de projet. Après les avoir créés, il vous suffit d’assigner statut et étiquettes à vos tâches. Utilisez les tableaux de bord pour suivre l’avancement des tâches.
4. Historique des activités
L’historique des activités d’Acollab permet de suivre toutes les actions effectuées au sein de la plateforme. Cela inclut les modifications de documents, les ajouts de nouvelles tâches et les discussions. Cette fonctionnalité améliore la transparence et la responsabilité au sein de l’équipe.
5. Encourager la collaboration et l'engagement
Feedback et reconnaissance
Le feedback et la reconnaissance sont essentiels pour maintenir l’engagement et la motivation des membres de l’équipe. Utilisez Acollab avec, par exemple, la création d’un forum dédié aux différents retours de votre équipe. Elle peut partager ses commentaires de façon transparente.
Encourager l'ouverture et la transparence
Une culture de communication ouverte et transparente est essentielle pour améliorer la collaboration et la confiance au sein de l’équipe. Encouragez les membres de l’équipe à partager leurs idées, leurs préoccupations et leurs suggestions.
6. Former et sensibiliser les équipes
Formation à l'utilisation d'Acollab
Pour tirer pleinement parti des fonctionnalités d’Acollab, il est important que tous les membres de l’équipe soient formés à son utilisation. Une démonstration initiale avec l’équipe peut être utile. N’hésitez-pas à planifier votre démonstration !
Puis, des formations régulières peuvent aider les équipes à utiliser la plateforme de manière efficace.
Écoute active
L’écoute active est une compétence clé pour une communication efficace. Encouragez les membres de l’équipe à pratiquer l’écoute active en prêtant attention aux autres et en posant des questions.
Conclusion
Améliorer la communication interne est un défi constant pour toute organisation, mais avec les bons outils et stratégies, cela devient une tâche beaucoup plus gérable.
Vous pouvez considérablement améliorer la communication interne de votre organisation en centralisant l’information et en facilitant les discussions. De même, en planifiant efficacement les tâches des projets, vous améliorez la communication interne.