Les fonctionnalités cachées de la plateforme collaborative Acollab

 
Dans un article précédent, nous avons commencé à lister les fonctionnalités cachées de la plateforme collaborative Acollab.

Découvrons la suite de ces fonctionnalités dans cet article !

Pour rappel, Acollab est une plateforme de collaboration en ligne puissante qui offre une variété d’outils pour la gestion de projets, le partage de documents et la communication en équipe. Bien que de nombreuses fonctionnalités soient bien connues et largement utilisées, Acollab recèle également des fonctionnalités cachées qui peuvent considérablement améliorer l’efficacité et la productivité des équipes. Dans cet article, nous allons explorer ces fonctionnalités moins évidentes mais extrêmement utiles d’Acollab que vous devriez connaître.
 

1. L’outil de suivi des temps Timecollab

 

 
Pour les équipes qui doivent suivre le temps passé sur les projets ou les tâches, Acollab propose un outil de suivi des temps et des dépenses, ainsi que des rapports personnalisés sur ces temps.

Tout d’abord, les membres de l’équipe peuvent enregistrer le temps passé sur différentes tâches directement dans Acollab. Ils peuvent aussi enregistrer du temps sur le projet au global.

Ces feuilles de temps facilitent la facturation de certains projets clients mais aussi permettent de détecter les tâches qui prennent plus de temps que prévu. Cela permet de prendre du recul sur chaque projet, en se demandant si l’estimation en amont est trop faible ou si les process internes ne permettent pas d’optimiser le temps passé sur les tâches au cours du projet.

Concernant les rapports personnalisés, Acollab permet de visualiser des reporting, basés sur divers paramètres, tels que le temps passé sur les tâches et les performances individuelles. Ces rapports peuvent être exportés et partagés avec les parties prenantes pour une analyse approfondie.
 

2. Synchronisation avec Google Calendar et Outlook

 
Parmi les fonctionnalités cachées de la plateforme collaborative se cache la synchronisation avec Google Calendar ! La synchronisation avec Google Calendar et Outlook permet aux utilisateurs de regrouper leurs événements et tâches directement sur leur calendrier personnel. Cela assure une meilleure coordination des réunions et des échéances, tout en évitant les doublons et les conflits de planning.
 

 

3. Gestion des versions de documents

 
Acollab propose un système de versioning des documents qui permet de suivre les modifications apportées à chaque fichier. Les utilisateurs peuvent consulter l’historique des versions, restaurer des versions précédentes et voir qui a modifié le document. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes travaillant sur des documents où plusieurs modifications sont courantes.
 

4. Verrouillage des documents

 
Pour éviter les conflits de modifications, Acollab offre une fonctionnalité de verrouillage des documents. Lorsqu’un utilisateur verrouille un document, les autres membres de l’équipe ne peuvent pas apporter de modifications jusqu’à ce qu’il déverrouille ce document. Cela assure que les modifications ne se chevauchent pas et que le document reste cohérent. Lorsqu’un document est verrouillé, il est également impossible de le supprimer, ce qui permet d’éviter certaines fausses manipulations.
 

5. Templates de projets

 
Les templates de projets permettent de standardiser les processus de gestion de projet. Les équipes peuvent créer des modèles pour les types de projets récurrents, incluant des tâches prédéfinies, des documents et des statuts types. Cela permet de gagner du temps et d’assurer la cohérence dans la gestion des projets.

Si certaines tâches sont dépendantes les unes aux autres, le projet dupliqué conservera cette dépendance également.
 

 

6. Dépendances entre les tâches

 
En évoquant la dépendance des tâches, cette fonction est aussi une fonctionnalité peu utilisée au sein d’Acollab. En effet, l’outil collaboratif permet de définir des dépendances entre les tâches, ce qui aide à planifier les projets de manière plus structurée. Les utilisateurs peuvent voir quelles tâches doivent être terminées avant que d’autres puissent commencer, facilitant ainsi la gestion des projets complexes.
 

7. Rappels et notifications personnalisés

 
Les rappels et les notifications personnalisés aident les utilisateurs à ne jamais manquer une échéance ou une réunion importante. Les membres de l’équipe peuvent configurer des alertes pour les dates d’échéance des tâches, les réunions à venir et les modifications apportées aux projets.

Vous pouvez, par exemple, recevoir des notifications :
 

• lors de l’ajout de nouveaux fichiers
• lors de l’ajout d’un nouveau message
• de rappel avant vos événements
• de nouveau commentaire sur vos messages, fichiers, événements…

8. Salles de discussion privées

 
En plus de la messagerie collaborative, Acollab offre la possibilité de créer des salles de discussion privées pour des sous-équipes ou des projets spécifiques. Cela permet de segmenter les communications et de garder les discussions pertinentes et ciblées.

Il est également possible d’envoyer des chats personnels  à une seule personne. Cela permet de fluidifier la communication au sein d’une équipe, notamment lorsqu’un collaborateur a une simple question rapide à poser.
 

 

9. Support client réactif

 
Le support client d’Acollab est connu pour sa réactivité et son efficacité. Les utilisateurs peuvent obtenir de l’aide via des appels téléphoniques ou par email, assurant d’apporter des réponses rapidement et efficacement.

Vous avez également la possibilité de réserver une démonstration de l’outil auprès de l’équipe. Cela vous permet de cerner les différentes fonctionnalités clés rapidement.

Conclusion

Acollab est bien plus qu’une simple plateforme de collaboration ; c’est un outil complet qui peut transformer la manière dont les équipes travaillent ensemble. En explorant et en exploitant les fonctionnalités cachées de la plateforme collaborative Acollab, les utilisateurs peuvent améliorer leur productivité, renforcer la sécurité de leurs données et optimiser leurs processus de travail. Que ce soit par la gestion avancée des documents ou les capacités de communication améliorées, Acollab offre une multitude de possibilités pour améliorer la collaboration et la productivité des équipes. En découvrant et en utilisant ces fonctionnalités, vous pouvez maximiser les avantages de cette plateforme et atteindre de nouveaux niveaux de performance et d’efficacité.