Bien choisir son agenda partagé
Comment bien choisir son agenda partagé ? Gérer ses rendez-vous commerciaux, ses réunions d’équipes, ses tâches quotidiennes et les réservations de ressources matérielles peut s’avérer compliqué, surtout si tous les acteurs sont dispersés. Pour cela, un nouvel outil voit le jour : l’agenda partagé.
Un agenda partagé est un agenda qui se partage entre plusieurs collaborateurs. Il peut également se partager avec des clients ou des partenaires selon le cas d’utilisation. Accessible en ligne, il permet à chacun d’avoir la même visibilité. Seul ou intégré à un logiciel de gestion de projet, votre agenda partagé simplifie votre vie et vous rend plus productif. Il facilite notamment l’organisation d’événements et la gestion de vos ressources. Il permet également une collaboration et une communication beaucoup plus fluides. En effet, l’agenda partagé est un très bon moyen de communication visuelle car il permet à tous d’avoir une vision d’ensemble.
Dans quels cas peut-on avoir besoin d’un agenda partagé ?
Toute entreprise peut avoir besoin d’un agenda collaboratif. Peu importe la taille et la structure, une entité peut avoir besoin d’un agenda partagé pour :
- Assurer le suivi de chacun des projets : rappel des dates clés, des réunions de suivi de projet… En quelques clics vous accédez à tous les agendas de tous les projets en cours. Vous pouvez également vous servir de l’agenda collaboratif pour ajouter les tâches à réaliser chaque jour. Chacun sait sur quelles tâches il doit travailler : vous gagnez en fluidité de travail.
- Gérer le planning de chaque équipe pour travailler plus efficacement avec vos collaborateurs. Selon leurs droits, ceux-ci accèdent au planning en simple consultation ou peuvent ajouter de nouveaux rendez-vous en tant qu’auteur. Ainsi, gérez plus facilement le planning de votre personnel. Par exemple, les cabinets médicaux peuvent utiliser un agenda partagé, ou encore les hôtels pour gérer les créneaux de l’espace massages.
- Gérer les ressources de l’entreprise : gestion des réservations d’une salle de réunion, d’un matériel… Vous gagnez en organisation et en productivité. En un coup d’œil, vous visualisez quelle salle de réunion est réservée, quel véhicule de fonction est disponible etc.
Pour bien choisir son agenda partagé, il faut se demander quelles sont les fonctionnalités dont on a besoin.
Les fonctionnalités indispensables
La fonction multi-agendas
Tout d’abord, la fonction multi-agendas présente dans certains agendas partagés en ligne, comme Acollab. Ils permettent de gérer plusieurs agendas à la fois : par exemple, l’agenda de plusieurs projets ou de plusieurs équipes. Chaque agenda par équipe est cloisonné. Ainsi, chaque équipe a accès aux agendas des projets sur lesquels elle collabore ou des équipes auxquelles elle appartient. Il permet également à un nouveau collaborateur d’être opérationnel plus rapidement.
La fonction confidentialité
En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité de rendre confidentiels certains événements. Seuls les administrateurs y ont accès. Les autres utilisateurs ne voient qu’un créneau déjà réservé. Cela permet de garder certains contenus confidentiels tout en indiquant que ce créneau est occupé et qu’on ne peut pas prendre de rendez-vous à ce moment.
La fonction partage
Ensuite, la fonction partage qui permet aux collaborateurs d’accéder aux agendas que vous souhaitez. Avec une gestion des droits très fine, attribuez le rôle que vous souhaitez à chacun : administrateur, auteur, lecteur. Vous pouvez inviter des collaborateurs et des personnes extérieures à votre entreprise comme des clients et des partenaires. Partager l’agenda d’un projet avec votre client permet de tisser une relation de confiance avec lui grâce à une certaine transparence. En effet, il a une grande visibilité sur l’avancée des projets, ce qui évite un certain nombre de réunions.
La fonction « notifications »
Cette fonction permet à tous les utilisateurs d’être informés lors d’un nouvel événement, ou d’une suppression d’événement. Tout le monde a la même visibilité sur les plannings ou encore sur l’avancée des projets en cours. La communication est beaucoup plus fluide.
La fonction « rappels »
Programmez-vous des rappels pour ne rien oublier ! Cette fonction vous permet de ne plus oublier une seule réunion client.
La fonction « invitation »
Enfin, invitez facilement tous les participants d’une réunion. Ces derniers ont la possibilité d’indiquer leur présence, ou non, à cette réunion. De votre côté, consultez les statistiques de réponse, pour voir qui sera présent ou non à votre événement.
L’agenda partagé Acollab
L’agenda collaboratif Acollab permet de gérer chacun de vos projets en ligne, de gérer le planning de votre équipe et de gérer vos ressources matérielles.
En effet, Acollab est tout d’abord un agenda multi-projets, vous permettant de gérer tous vos projets de façon cloisonnée. Ajoutez les intervenants de chaque projet à chaque agenda pour une meilleure visibilité globale : dates des réunions du projet, jalons à respecter, points internes pour suivre l’avancée du projet…
Ensuite, vous pouvez réserver des ressources communes. Par exemple, vous pouvez réserver une salle de réunion, une voiture de fonction ou tout autre équipement. Chacun connaît les créneaux disponibles, ce qui fluidifie l’organisation de l’entreprise.
Décidez de qui peut créer des événements ou encore les rendre confidentiels. Chacun décide des notifications qu’il reçoit, rendant l’outil agréable d’utilisation.
Par ailleurs, Acollab s’adapte à tout secteur d’activité : services, BTP, administration, commerce… Cet outil est devenu essentiel pour gérer ses projets, les horaires de ses équipes, les réservations de matériels ou encore les absences de ses salariés. Créez différentes catégories pour différencier les événements, ajoutez des responsables pour filtrer plus facilement les rendez-vous et créez différents agendas en fonction de vos équipes ! Acollab est composé de plusieurs fonctionnalités rendant votre agenda partagé intuitif.
Flexible et complet, Acollab est facile d’utilisation et est une vraie valeur ajoutée à votre entreprise. Il améliore le travail en équipe et favorise la circulation de l’information. Gérez votre agenda collaboratif également depuis les applications mobiles Android et iOS, très pratique lors de vos déplacements. C’est une question à se poser pour bien choisir son agenda partagé : avez-vous besoin d’une application mobile ?
Une plateforme collaborative
De plus, Acollab propose d’autres fonctionnalités puisqu’il fait partie d’une plateforme collaborative. Ainsi, vous y trouverez également un outil de gestion de projet, un outil de suivi des temps, un outil de gestion documentaire, un wiki en ligne et divers outils de communication (sondage, messagerie collaborative, forum, chat). Cette plateforme complète centralise tous vos outils en un. Ainsi, pour bien choisir son agenda partagé, demandez-vous d’abord quelles sont les grandes fonctionnalités nécessaires à votre activité.
Vous pouvez tester, gratuitement et sans engagement, Acollab pendant 30 jours et demander à tout moment une démonstration de l’outil à distance. Développée par Akelio, Acollab est une plateforme française, dont les données sont sécurisées et hébergées en France. Pour finir, l’équipe est à votre écoute et reste à votre disposition en cas de besoin.