Comment faire un compte-rendu
de réunion ?
Comment faire un compte-rendu de réunion ?
Les réunions sont un incontournable pour beaucoup de collaborateurs. La majorité d’entre eux participe, voire anime au moins une réunion par semaine, si ce n’est par jour selon le poste occupé. Les réunions restent un bon outil de communication en entreprise puisqu’elles permettent d’échanger, de débattre et de prendre des décisions. La communication efficace reste la clé du succès en entreprise ! Hormis le fait que les réunions doivent être pertinentes et courtes, le compte-rendu de réunion est également un ingrédient important de cette communication.
En effet, après chaque réunion, il est essentiel d’en faire son compte-rendu. Il garantit la traçabilité des informations échangées lors d’une réunion. Il est transmis à tous les participants de la réunion.
Quel est l’intérêt d’un compte-rendu de réunion ?
Si vous avez assisté à une réunion interne, il est important de retranscrire les points essentiels de la réunion. En effet, certains collaborateurs peuvent être distraits et ne pas avoir mémorisé tous les points abordés.
Le compte-rendu est alors un bon aide-mémoire ! Chacun peut également avoir sa propre interprétation sur certains sujets : il est donc essentiel que tous les participants aient la même compréhension et le même niveau d’informations.
De plus, il est important de garder une trace de ce qui a été dit pour effectuer un suivi. En effet, il y a généralement des actions qui découlent d’une réunion et le manager doit être capable de reprendre le compte-rendu de réunion ultérieurement pour s’assurer du suivi.
Par ailleurs, il permet de retranscrire les échanges mais aussi les décisions prises, ce qui permet de créer un support accessible à tous, même ceux qui n’étaient pas présents lors de la réunion.
Si vous avez assisté à une réunion avec des clients, il est important de consigner les échanges à l’écrit, pour éviter tout malentendu. Une trace écrite du déroulement de la réunion est toujours utile à conserver !
De plus, lors d’une réunion, des tâches sont souvent distribuées pour faire avancer un projet. Il est nécessaire que tous les participants aient en tête les objectifs et la liste des tâches qu’il doit accomplir. Le compte-rendu est un bon aide-mémoire pour ça !
Comment faire un compte-rendu de réunion ?
Tout d’abord, il faut désigner un collaborateur en amont, qui s’occupera de la rédaction de ce compte-rendu. Cette personne doit être volontaire et méthodique. Elle doit savoir synthétiser une réunion sur une page.
Evidemment, pour rédiger ce compte-rendu, il vous faudra prendre des notes tout au long de la réunion. Selon le type de réunion, les notes écrites peuvent suffire. Mais pour certaines réunions, vous pouvez être amené à les enregistrer sur votre téléphone, pour ne rien oublier.
Puis, concernant la réalisation du compte-rendu de réunion, celui-ci doit généralement comporter 3 parties :
- L’en-tête avec l’objet de la réunion, la date et le nom des participants.
- Les points abordés lors de la réunion. Vous n’avez pas besoin de donner trop de détails, il s’agit plutôt d’un mémo pour se souvenir des sujets abordés.
- La suite à donner. En effet, dans la majorité des réunions, il peut y avoir des actions qui en découlent et des décisions prises. Je pense que toute bonne réunion doit se terminer par cette conclusion. Il faut qu’en partant, chacun à en tête ce qu’il à faire, à vérifier ou de la suite du projet.
Un bon compte-rendu de réunion reste synthétique, il doit comporter les informations essentielles. Vos collaborateurs doivent le parcourir en 2 minutes. En effet, il s’agit d’un document informatif, qui peut également être lu par un collaborateur absent de la réunion. N’hésitez-pas à utiliser des puces pour être plus lisible dans votre document. En effet, les paragraphes sont souvent moins agréables à lire.
Je vous conseille de le rédiger directement après la réunion, lorsque tout est encore frais dans votre esprit.
Enfin, je vous conseille d’être impartial pour réaliser un bon compte-rendu ! Eviter vos opinions personnelles et retranscrivez les informations factuelles.
Quel outil utiliser pour réaliser son compte-rendu ?
L’idéal est de réaliser votre compte-rendu directement en ligne, sur un outil sur lequel tous vos collaborateurs ont accès. C’est un gain de temps !
Par exemple, vous pouvez utiliser la plateforme collaborative Acollab. Cette plateforme concentre plusieurs outils tels qu’un outil de gestion de projet, une messagerie, un agenda partagé mais aussi une gestion de fichiers.
Sur cette gestion de fichiers, vous pouvez déposer tout type de document. Tous les collaborateurs auxquels vous avez donné accès peuvent visualiser les fichiers que vous déposez. La gestion des droits est très fine sur Acollab, vous pouvez donner des accès différents selon le collaborateur et donner des droits d’accès différents selon les répertoires de fichiers.
Le plus important reste la réalisation du compte-rendu ! Vous pouvez soit l’écrire sur un document type Word et le déposer sur Acollab soit utiliser l’édition de document en ligne d’Acollab.
En effet, vous pouvez créer un document directement sur l’outil, en ligne, pendant la réunion. Chaque collaborateur peut enrichir ce document en temps réel. C’est très pratique pour tout le monde, vous n’avez même pas besoin de l’envoyer à la fin de la rédaction. Tout le monde a déjà accès aux fichiers contenus dans l’outil.
Dans Acollab, vous déposez vos informations dans un espace collaboratif. Généralement un espace est dédié à un projet ou à une équipe. Ces espaces collaboratifs permettent de ranger et d’organiser toutes vos données. Vous pouvez également donner accès à certains espaces à vos clients. Tout est tracé. Pour finir, le système de notifications vous alerte lorsqu’un nouveau fichier est déposé. Vous n’avez pas besoin de parcourir la plateforme tous les jours pour vérifier les nouveautés.
Si vous souhaitez planifier une démonstration de l’outil, n’hésitez-pas à réserver votre créneau juste ici. Vous pouvez poser toutes vos questions pendant l’échange à l’équipe Akelio.
Également, vous pouvez vous inscrire à l’essai gratuit. Il dure 1 mois et vous permet de tester toutes les fonctionnalités sans engagement, puisque vous ne renseignez pas vos coordonnées bancaires.