Comment partager ses documents en toute sécurité avec ses prestataires ?

 
Comment partager ses documents en toute sécurité avec ses prestataires ?

La collaboration avec des prestataires externes est devenue une pratique courante pour de nombreuses entreprises. Que ce soit pour des projets ponctuels, des services spécialisés ou des partenariats à long terme, partager des documents avec des prestataires externes est souvent une nécessité. Cependant, la sécurité des données reste une préoccupation majeure, surtout lorsque des informations sensibles sont impliquées.

Dans cet article, nous explorerons les meilleures pratiques pour partager ses documents en toute sécurité avec ses prestataires externes, en mettant en avant les outils, mais aussi les mesures de sécurité nécessaires pour protéger vos données sensibles.
 

Comprendre les risques

 

 
Tout d’abord, avant de discuter des méthodes pour partager des documents en toute sécurité, il est important de comprendre les risques potentiels associés à la collaboration avec des prestataires externes. Ces risques comprennent notamment :
 

• La fuite de données : Les informations confidentielles peuvent être compromises si des mesures de sécurité appropriées ne sont pas mises en place. En effet, la fuite de données équivaut à des informations sensibles qui sont divulguées ou compromises. Cela peut, par exemple, être causé par une cyberattaque, une erreur humaine, une fuite volontaire d’un salarié, ou encore un manque de sécurité.
• La mauvaise configuration des autorisations : elle peut permettre à des personnes non autorisées d’accéder à des informations confidentielles. Cet accès non autorisé compromet grandement l’accès à des données sensibles. Cela peut être simplement un mauvais paramétrage ou une erreur d’inattention de la part de vos collaborateurs. Quoiqu’il en soit, soyez attentif aux autorisations que vous donnez.

Les meilleures pratiques pour partager des documents en toute sécurité

 

 
Maintenant que nous avons identifié les risques potentiels, examinons les meilleures pratiques pour partager des documents en toute sécurité avec ses prestataires externes :

1. Utiliser des plateformes de stockage sécurisées

L’utilisation de plateformes de stockage sécurisées est essentielle pour protéger vos documents sensibles. Acollab fait partie des plateformes sécurisées, permettant de partager des fichiers à toutes les personnes auxquels vous donnez accès à votre espace de travail virtuel. La gestion de versions de vos fichiers est automatique et vous avez la possibilité d’attribuer un statut à chaque fichier.

Vous pouvez également la possibilité de partager vos fichiers avec des personnes extérieures. Dans ce cas, vous pouvez renforcer la sécurité avec une date de fin de validité du partage et l’ajout d’un mot de passe.

Par exemple, si vous choisissez une date de fin de validité à la fin du mois, votre prestataire n’aura plus accès aux documents à cette date.

Il existe d’autres services avec des fonctionnalités de sécurité avancées telles que le cryptage des données ou encore l’authentification à deux facteurs. Assurez-vous de choisir une plateforme qui offre de bonnes mesures de sécurité. Egalement, limitez l’accès aux documents uniquement aux personnes autorisées.
 

2. Chiffrer les documents sensibles

Avant de les partager avec des prestataires externes, chiffrez les documents sensibles pour garantir qu’ils ne peuvent être consultés que par des personnes autorisées.

Le chiffrement des documents est une technique de sécurité qui consiste à transformer les données d’un document en un format illisible. Cela permet de rendre les données incompréhensibles pour toute personne qui n’a pas la clé de déchiffrement appropriée.

Vous pouvez utiliser des outils de chiffrement de fichiers. Ils permettent de crypter les documents avant de les partager, et de ne partager la clé de déchiffrement qu’avec les parties autorisées.

Cette technique vous permet de protéger les données très sensibles comment les informations financières. Elle peut également être utilisée pour sécuriser les communications ne devant être lues que par les destinataires autorisés.
 

 

3. Utiliser des outils avec une gestion des droits

Ensuite, une GED permet de contrôler l’accès et l’utilisation des documents. Il permet une restriction de modification pour garantir que vos documents restent sécurisés en tout temps. Certains de vos utilisateurs peuvent avoir un accès total, souvent appelé rôle « administrateur ». D’autres peuvent avoir seulement un rôle de lecture, sans possibilité d’ajouter une nouvelle version ou de modifier le document existant.

Enfin, il est possible de paramétrer l’accès aux documents en choisissant qui a accès à certains fichiers. Sur Acollab, vous pouvez en effet choisir les personnes qui auront accès aux différents fichiers présents sur l’outil. Les droits d’accès y sont très fins, n’hésitez-pas à tester gratuitement la plateforme, développée par la société française Akelio !

4. Mettre en place des politiques de sécurité claires

Définissez des politiques de sécurité claires pour guider le partage de documents avec des prestataires externes. Ces politiques devraient inclure des directives sur les types de documents pouvant être partagés. Elles peuvent aussi prendre en compte les mesures de sécurité lors du partage de documents sensibles et les conséquences en cas de violation des politiques de sécurité.
 

 

5. Sensibiliser les prestataires externes à la sécurité des données

Sensibilisez les prestataires externes à l’importance de la sécurité des données et aux pratiques recommandées pour protéger les informations sensibles. Fournissez des explications sur les politiques de sécurité de votre entreprise et sur la manière de traiter les données de manière sécurisée. Vous pouvez également, en fonction du type de données que vous traitez, exigez des prestataires externes qu’ils signent des accords de confidentialité. Cela vous permet de garantir le respect de vos exigences en matière de sécurité des données.

Pour conclure, partager des documents avec des prestataires externes est une pratique courante dans de nombreuses entreprises, mais cela comporte également des risques potentiels pour la sécurité des données.

En suivant les meilleures pratiques décrites dans cet article, vous pouvez réduire ces risques et protéger vos documents sensibles contre les fuites. Vous pouvez aussi réduire les risques liés aux accès non autorisés et les violations de la confidentialité.

En utilisant des plateformes de stockage sécurisées, en chiffrant les documents sensibles et en utilisant des outils de gestion des droits, vous assurez déjà le partagé sécurisé de vos documents. Par ailleurs, si en plus, vous mettez en place des politiques de sécurité claires et que vous sensibilisez les prestataires externes à la sécurité des données, vous pouvez partager vos documents en toute sécurité avec vos prestataires externes tout en préservant la confidentialité et l’intégrité de vos données.