Comment planifier sa semaine de travail ?
Planifier sa semaine de travail permet d’être plus serein au travail, mais aussi plus productif. En effet, il n’y a pas de secret ! Une bonne organisation permet une meilleure efficacité de travail.
Cette organisation permet d’éviter l’impression d’être sous l’eau et d’être toujours occupé sans avoir de temps pour prendre du recul. Elle reflète également votre capacité à gérer votre temps. Bien planifier sa semaine de travail va vous aider à reprendre le contrôle de votre semaine, à diminuer votre stress, mais aussi à gagner en productivité.
Le bilan de la semaine précédente
Pour planifier sa semaine de travail, vous pouvez commencer par faire un point sur votre semaine passée :
- Est-ce que tous vos objectifs ont été atteints ?
- Toutes vos tâches ont-elles pu être traitées ?
- Si non, pourquoi ?
Un outil comme Acollab peut vous aider dans ce bilan. En effet, sur l’outil collaboratif Acollab, vous pouvez renseigner toutes vos tâches, et celles de votre équipe. Vous pouvez y préciser le pourcentage d’avancement ou simplement si celles-ci sont en cours de réalisation ou terminées.
Un système de commentaire vous permet d’ajouter des notes à chacune de vos tâches. Par exemple, vous pouvez préciser pourquoi cette tâche n’est pas terminée. Elle peut être en attente car vous attendez le retour d’un prestataire.
Cet outil de gestion de projet vous permet également d’ajouter des codes couleurs à vos tâches. Cela vous permet par exemple d’indiquer :
- Les tâches qui sont en charge des prestataires externes
- Les tâches sur lesquelles quelqu’un est bloqué
- Etc
Selon vos process, vos codes couleurs peuvent être personnalisés !
En somme, cet outil vous permettra de faire un bilan sur le travail en cours et sur ce qu’il reste à faire en quelques clics.
Cela vous permettra de prendre du recul chaque semaine et de mesurer les résultats que vous avez planifié. Vous vous rendrez peut-être compte que vous êtes trop optimiste ou encore que vous n’atteigniez pas souvent vos objectifs. Faire des bilans vous permet de capitaliser sur des erreurs que vous avez fait.
Attention, ne culpabilisez pas de ne pas atteindre vos objectifs. Les semaines se déroulent rarement comme on les avait prévues. Rares sont les personnes qui respectent leur planning à la lettre !
Concernant les conclusions, si vous vous rendez compte que vous ne remplissez pas souvent vos objectifs, vous pouvez par exemple apprendre à dire non aux tâches supplémentaires qu’on vous délègue. Vos objectifs peuvent également être trop ambitieux ou votre organisation n’est peut-être pas idéale : à vous de juger !
Définir de nouveaux objectifs pour planifier sa semaine de travail
Après avoir dressé votre bilan et repéré les prochaines tâches à réaliser, vous pouvez définir vos nouveaux objectifs.
Avec le recul, je pense que planifier sa semaine en avance n’est pas toujours une bonne idée. En effet, dans votre quotidien professionnel, tout évolue et il me semble compliqué d’organiser plusieurs semaines d’avance.
Je pense qu’il est préférable d’organiser votre semaine le vendredi précédent, voire le lundi matin en arrivant.
Si vous adopter un outil collaboratif comme Acollab, vous allez très vite noter toutes les tâches qui vous incombent pour la semaine :
- Celles qui n’ont pas été terminées la semaine précédente
- Celles qui sont en cours
- Mais aussi les nouvelles tâches qui sont tombées en cours de semaine : il s’agit souvent d’imprévus !
- Et enfin, les tâches classiques qui étaient à prévoir pour cette nouvelle semaine
Je vous conseille de lister les tâches récurrentes que vous avez à faire toutes les semaines. Par exemple, un commercial doit parcourir son CRM pour prospecter chaque semaine. Il s’agit d’une tâche récurrente.
En listant ces tâches, vous allez pouvoir les placer sur votre planning de la semaine très facilement. Par exemple, le lundi matin, vous prenez votre liste de tâches récurrentes et vous les placer sur votre agenda. Placer ensuite toutes les autres tâches présentes sur votre liste !
Dans votre semaine, n’oubliez pas les tâches cachées : préparation d’une réunion, temps de déplacement…
Enfin, tenez compte de vos pics de productivités : vous n’avez pas la même énergie selon les jours de la semaine mais aussi selon les moments de la journée. Si vous êtes plutôt du matin, privilégiez les matins pour traiter les tâches. Vous pouvez placer les réunions ou les tâches administratives pour l’après-midi.
Fixer ses priorités
Après avoir listé vos tâches de la semaine, essayez de les ranger dans leur ordre de priorité. Généralement, on distingue au moins :
- Les tâches urgentes qui sont à faire en premier lieu
- Les tâches importantes dans un second temps
- Puis, les tâches secondaires qui peuvent être traiter lorsque vous avez un moment de disponible
- Enfin, les tâches qui peuvent être déléguées. Celles-ci vous permettront d’alléger votre emploi du temps !
Faire face aux imprévus pour mieux planifier sa semaine de travail
Comme dans toute structure, il y a des imprévus ! Il est quasiment impossible de planifier une semaine de travail complète sans imprévu. Les imprévus peuvent être une demande urgente d’un client ou un retard sur un projet !
Ainsi, pour respecter votre planning, je vous conseille de garder des créneaux libres pour traiter tous ces imprévus, ou les demandes de votre équipe. Selon votre poste, les imprévus peuvent représenter 20% de votre temps comme 40% de votre temps selon vos responsabilités.
De même pour vos tâches, prévoyez toujours une marge dans le temps nécessaire à leur réalisation.
Planifier sa semaine de travail permet de ne plus procrastiner et surtout, de ne plus prendre de retard. Vos tâches urgentes et importantes sont traitées en temps et en heure.
Après avoir tout écrit, votre semaine devrait être beaucoup plus claire pour vous. Vous aurez une vision précise de votre temps disponible.
Utiliser un outil pour suivre ses temps
Au sein de notre agence, on utilise Acollab, créé par Akelio, pour suivre l’avancée de notre travail mais également pour noter le temps passé sur chaque projet, voire chaque tâche. En effet, cet outil permet de traquer le temps passé en interne sur les différentes tâches. Cela permet de mesurer la productivité d’un projet et ainsi d’être plus efficace pour le prochain projet.
En notant les temps passés sur cet outil, vous prenez du recul sur le temps réel nécessaire à la réalisation de certaines tâches, ce qui vous permet de vous organiser autrement.
Cet outil vous permet également d’établir des devis plus justes à vos clients. Un outil qui facilite le quotidien !