Comment se servir de l’agenda Acollab comme réservation de ressources ?
Comment se servir de l’agenda Acollab comme réservation de ressources ?
L’agenda Acollab permet de créer des événements classiques : des rendez-vous, des réunions ou divers événements.
Cependant, beaucoup utilisent aussi l’agenda Acollab comme réservations de ressources. En effet, la planification et l’allocation de ressources est un enjeu pour beaucoup d’entreprises. Ces dernières peuvent avoir besoin d’un agenda pour gérer la réservation :
- D’un véhicule de fonction
- D’une salle de réunion
- De matériel divers
Ainsi, bon nombre d’entreprises se dirigent vers l’agenda Acollab pour réserver ce type de ressources.
Comment se servir de l’agenda Acollab comme réservation de ressources ?
L’utilisation d’Acollab est très simple puisqu’il vous suffit de créer une catégorie par ressource. Puis, vous pouvez ajouter un créneau lorsque vous souhaitez réserver la ressource en question. Vous pouvez y associer une catégorie, une description, un responsable… Le créneau s’affiche ensuite pour indiquer aux autres intervenants qu’il est réservé.
Acollab propose une vue claire des réservations de la semaine, mais vous pouvez également adopter la vue :
- Planning qui permet de lister les réservations du jour sous forme de liste
- Jour
- Mois qui permet de visualiser les réservations de vos ressources du mois
- Année
Vous pouvez également créer des réservations récurrentes : par exemple, réserver une salle de réunion tous les lundis. Pratique pour éviter de renseigner le même créneau tous les lundis !
De plus, vous pouvez paramétrer des droits d’accès différents selon les utilisateurs. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs agendas pour plusieurs utilisations différentes et :
- Attribuer le rôle « lecteur » à un de vos utilisateurs sur un des agendas
- Et lui attribuer le rôle « administrateur » sur un autre agenda
Tout est paramétrable selon vos besoins pour une gestion de vos ressources optimisée.
Enfin, vous pouvez aussi exporter ou imprimer votre planning de la semaine pour l’envoyer ou l’afficher à la vue de toute l’équipe.
Quels sont les avantages d'Acollab ?
Un planning partagé est idéal dans la gestion de vos ressources quotidiennes puisque tous les intervenants concernés y ont accès via n’importe quel navigateur sur internet, de n’importe où. Ils ont simplement besoin d’un identifiant et d’un mot de passe. L’outil est très intuitif et ergonomique : il peut être utilisé par n’importe quel utilisateur.
Par ailleurs, en un coup d’œil, vous repérez les créneaux disponibles et réservez ceux qui vous conviennent. L’agenda Acollab permet un suivi de la gestion de vos ressources en temps réel, ce qui permet d’avoir une idée plus claire de l’utilisation de vos ressources dans leur ensemble. Cela évite les contre-temps ou les problèmes pour trouver une salle de réunion à la dernière minute !
Cela permet d’améliorer la capacité de l’entreprise à prévoir de façon plus fiable les besoins futurs. Si une ressource est très demandée et souvent indisponible, il serait peut-être juste d’en obtenir une deuxième.
De plus, le planning Acollab renforce la transparence envers vos équipes puisque le ou les agendas sont à disposition de tous, en temps réel, selon les droits que vous avez accordé.
Enfin, Acollab vous permet de gagner du temps et ainsi d’être plus efficace puisque votre équipe est totalement autonome pour planifier la gestion de ses ressources.
N’hésitez-pas à demander une démonstration à l’équipe d’Acollab, le planning développé par Akelio !