Comment se souvenir de toutes les tâches qui nous incombent ?

 
Comment se souvenir de toutes les tâches qui nous incombent ?

Dans notre vie quotidienne, que ce soit au travail, à la maison ou dans nos activités personnelles, nous sommes souvent submergés par une multitude de tâches à accomplir. Il est facile de se sentir dépassé et de laisser certaines choses échapper à notre attention. Heureusement, il existe des stratégies et des outils efficaces pour se souvenir de toutes les tâches qui nous incombent et les gérer de manière organisée. Dans cet article, nous explorerons diverses méthodes et astuces pour ne plus jamais oublier une tâche importante.
 

1. Utiliser des outils de gestion des tâches

 

Logiciels de gestion des tâches

Les applications de gestion des tâches sont des outils indispensables pour organiser et suivre les tâches à accomplir. Des applications comme Todoist, Trello, Acollab et Microsoft To Do offrent des fonctionnalités variées pour créer des listes de tâches, définir des échéances, assigner des priorités et recevoir des rappels. Ces outils permettent de centraliser toutes vos tâches en un seul endroit, facilitant ainsi leur gestion.
 

 
Exemple pratique : Utilisez Acollab pour suivre l’avancée de vos tâches professionnelles. Vous pouvez y créer différents espaces collaboratifs. Au sein de chaque espace, vous pouvez créer des tâches. Cela vous permet de dédier chaque espace à un projet ou à une équipe distincte. Cet outil de gestion de tâches vous permet de gérer des droits d’accès assez fins. Vous pouvez classer vos tâches par priorité pour bien gérer les échéances importantes. Acollab vous permet également d’attribuer des tâches à des collaborateurs et d’associer des codes couleurs à vos tâches. La communication est plus fluide au sein de l’équipe grâce à cet outil.

Acollab vous propose de visualiser vos projets sous forme de calendrier : cela peut être parfois plus visuel selon le type de tâches qu’on traite.

Tableaux et calendriers

Les tableaux et les calendriers sont également très utiles pour visualiser vos tâches et vos engagements. Acollab, par exemple, utilise des tableaux Kanban pour organiser les tâches en colonnes (à faire, en cours, terminé). Ils vous permettent de visualiser l’avancée des tâches en un coup d’œil et de repérer les tâches sur lesquelles vos collaborateurs peuvent être bloqués. Google Calendar et Outlook Calendar peuvent aussi être utilisés pour planifier vos tâches et rendez-vous, en intégrant des rappels et des notifications.

Exemple pratique : Créez un tableau Acollab pour chaque étape de votre travail : les colonnes sont créées automatiquement sur l’outil intuitif. Ajoutez des tâches et déplacez-les au fur et à mesure de leur progression. N’hésitez-pas à planifier une démonstration auprès de l’équipe !
 

 

2. Techniques de gestion du temps

 

Méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui consiste à travailler en sessions de 25 minutes, appelées « pomodoros », suivies de courtes pauses. Après quatre pomodoros, prenez une pause plus longue. Cette méthode aide à maintenir la concentration et à gérer le temps de manière efficace.

Exemple pratique : Utilisez une application Pomodoro pour suivre vos sessions de travail. Définissez des objectifs clairs pour chaque pomodoro et évaluez votre productivité à la fin de chaque session.
Cela vous permet de maintenir une efficacité puisque vous savez que vous devez être productif pendant chaque session de 25 minutes.

Time blocking

Le time blocking est une technique qui consiste à diviser votre journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Personnellement, j’adore cette technique ! Je l’utilise au quotidien.

En planifiant votre journée de cette manière, vous pouvez vous concentrer sur une tâche à la fois sans être distrait par d’autres préoccupations. Pour cela, il faut avoir des tâches assez longues. Lorsqu’on change de type de tâche très régulièrement au cours de la journée, il est parfois compliqué d’appliquer cette technique.

Exemple pratique : Réservez des blocs de temps dans votre calendrier pour des tâches importantes. Par exemple, de 9h à 11h, travaillez sur un projet clé; de 11h à 12h, répondez aux emails. Utilisez des couleurs différentes pour chaque type de tâche afin de visualiser rapidement votre emploi du temps.
 

 

3. Prioriser les tâches

 

Matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est un outil de priorisation des tâches basé sur deux critères : l’urgence et l’importance. Elle se divise en quatre quadrants : urgent et important, non urgent mais important, urgent mais non important, et ni urgent ni important.

Exemple pratique : Créez une matrice d’Eisenhower pour vos tâches hebdomadaires. Placez chaque tâche dans le quadrant approprié et concentrez-vous d’abord sur les tâches urgentes et importantes.

Règle des 2 minutes

La règle des 2 minutes, popularisée par David Allen dans son livre « Getting Things Done », stipule que si une tâche peut être réalisée en moins de 2 minutes, vous devriez la faire immédiatement. Cette règle aide à éliminer rapidement les petites tâches qui peuvent s’accumuler et devenir accablantes.

Exemple pratique : Lorsque vous passez en revue votre liste de tâches, identifiez celles qui peuvent être faites en moins de 2 minutes et terminez-les sur-le-champ. Cela vous permettra de réduire votre liste de tâches et de vous concentrer sur les tâches plus importantes.
 

 

7. Gestion des distractions

 

Gestion des notifications

Les notifications constantes sur nos appareils peuvent être une source majeure de distraction. Gérez vos notifications en désactivant celles qui ne sont pas essentielles et en définissant des périodes spécifiques pour vérifier vos emails et messages.

Exemple pratique : Désactivez les notifications push pour les applications non essentielles sur votre smartphone. Réservez des créneaux horaires spécifiques pour vérifier vos emails, comme une fois le matin et une fois l’après-midi, pour éviter les interruptions constantes.
 

8. Pratiques de bien-être personnel

 

Prendre des pauses régulières

Prendre des pauses régulières est essentiel pour maintenir la concentration et éviter l’épuisement. Les pauses permettent de recharger votre énergie et de revenir aux tâches avec une perspective renouvelée.

Exemple pratique : travaillez pendant 50 minutes et prenez une pause de 10 minutes. Utilisez ce temps pour vous étirer, marcher ou méditer afin de revitaliser votre esprit et votre corps.

Maintenir une routine équilibrée

Une routine quotidienne équilibrée, incluant une alimentation saine, de l’exercice physique et un sommeil suffisant, améliore considérablement votre capacité à vous souvenir et à accomplir vos tâches.
 

 
Exemple pratique : Intégrez des activités physiques et des moments de relaxation dans votre routine quotidienne. Par exemple, commencez votre journée par une séance de yoga et terminez-la par une lecture relaxante avant de vous coucher.

En conclusion, se souvenir de toutes les tâches qui nous incombent peut sembler une tâche ardue, mais avec les bonnes stratégies et outils, il est possible de gérer efficacement ses responsabilités. En utilisant des applications de gestion des tâches et en intégrant de bonnes pratiques dans votre vie quotidienne, vous serez mieux équipé pour gérer toutes vos tâches et atteindre vos objectifs avec efficacité.