La gestion documentaire
pour un organisme de formation
Quel est l’intérêt d’une gestion documentaire pour un organisme de formation ?
Les organismes de formation gèrent un volume considérable de documents. Ces documents peuvent être des supports pédagogiques, dossiers des apprenants, conventions, attestations, ou encore des documents de conformité liés aux certifications comme Qualiopi.
Face à ces enjeux, la Gestion Électronique de Documents, comme la GED Acollab, s’impose comme un outil stratégique. Elle permet en effet d’optimiser la gestion administrative, de garantir la conformité et d’améliorer l’efficacité des équipes. Cet article explore les principaux avantages d’une GED pour un organisme de formation.
Centralisation et organisation optimisée des documents
Tout d’abord, l’un des principaux atouts d’une GED est la centralisation des documents. Un organisme de formation produit et reçoit de nombreux fichiers au quotidien : contrats, feuilles de présence, factures, évaluations…
Ainsi, la multiplication des documents papier ou numériques sur différents supports (dossiers partagés, emails) complique leur gestion.
Avec la GED Acollab, tous les documents sont stockés en un seul endroit, organisés de manière logique et accessibles en quelques clics. Cela permet d’éviter les pertes et facilite les recherches.
Par exemple, un consultant peut classer tous ses dossiers clients par espaces collaboratifs cloisonnés.
Ainsi, chaque espace est dédié à un client et contient tous les documents appropriés. Egalement, un organisme ayant plusieurs sites peut permettre à ses équipes de retrouver instantanément un document sans avoir à demander à un collègue ou à fouiller dans des archives papier.
Si vous souhaitez planifier une démonstration de cette gestion documentaire, vous pouvez choisir votre créneau juste ici.
Gain de temps et amélioration de la productivité
Le temps passé à chercher un document, à l’envoyer ou à le classer manuellement représente une charge administrative importante. Une GED réduit ces tâches chronophages en automatisant de nombreuses actions :
Recherche rapide
Ensuite, grâce aux filtres et à la reconnaissance de texte, un document peut être retrouvé en quelques secondes via la recherche rapide.
Automatisation
Vous pouvez automatiser la génération de documents sur Acollab : vous générez automatiquement vos conventions, feuilles de présence, lettres, attestations de présence…
Gestion automatique des versions
Enfin, vous ne perdez plus l’historique de toutes les versions de vos documents qui sont créées et conservées automatiquement. Un consultant peut retrouver instantanément un support mis à jour sans devoir demander plusieurs fois à l’administration ou à rechercher dans ses emails.
En réduisant ces actions répétitives, les équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le suivi des clients.
Conformité avec Qualiopi
Depuis la mise en place de la certification Qualiopi, les organismes de formation doivent démontrer leur conformité à des critères stricts, notamment en matière de traçabilité des documents et de suivi des formations. La GED Acollab facilite cette gestion en assurant une conservation rigoureuse des documents demandés lors d’un audit Qualiopi.
Par ailleurs, la GED Acollab permet de générer automatiquement les documents par client, ce qui facilite la gestion administrative nécessaire.
Archivage automatique
L’archivage automatique des documents nécessaires est facilité : conventions de formation, contrats, attestations de présence, évaluations… Tout est consigné au même endroit : un gain de temps en terme de charge administrative !
Gestion des versions
Pour finir, la gestion des versions automatique permet d’éviter les erreurs en conservant un historique des modifications
Accès sécurisé aux auditeurs
L’accès sécurisé aux auditeurs permet de fournir rapidement les documents demandés sans stress ni perte de temps.
Ainsi, lors d’un audit Qualiopi, un organisme peut en quelques minutes montrer l’ensemble des pièces justificatives demandées. Vous n’avez plus besoin de fouiller dans des classeurs ou rechercher des emails dispersés.
Par ailleurs, toutes les actions réalisées sur un document (modification, téléchargement) sont enregistrées, ce qui permet une certaine traçabilité.
Collaboration facilitée et travail à distance
Avec l’essor du télétravail et des formations à distance, la collaboration entre consultants, administrateurs et clients doit être fluide. Une GED permet à tous les acteurs d’accéder aux documents nécessaires, peu importe où ils se trouvent.
Accès distant
Les formateurs peuvent télécharger ou modifier un document sans être sur site. En effet, grâce aux GED en ligne comme Acollab, vous pouvez vous connecter sur votre compte à distance.
Partage instantané
Plus besoin d’envoyer des fichiers par email, un simple lien sécurisé suffit pour partager vos documents.
Édition collaborative
Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document en temps réel, ce qui facilite grandement le travail collaboratif.
Par exemple, un consultant peut mettre à jour un support depuis son ordinateur chez lui, et son client accède immédiatement à la dernière version.
Réduction des coûts et démarche écoresponsable
L’intérêt d’une gestion documentaire pour un organisme de formation est aussi de réduire les coûts liés à l’impression, au stockage physique et à l’envoi de documents papier. Un organisme de formation imprimant de nombreux documents (supports de formation, attestations) peut ainsi réaliser des économies substantielles.
De plus, en limitant l’usage du papier, l’organisme s’inscrit dans une démarche écoresponsable, ce qui peut être un atout en termes d’image et de valeurs.
Par exemple, une GED permet de générer et d’envoyer des attestations de formation directement en PDF, évitant l’impression et l’envoi postal.
L’intérêt d’une gestion documentaire pour un organisme de formation
Pour conclure, l’adoption d’une Gestion Électronique de Documents (GED) est un levier puissant pour optimiser le fonctionnement d’un organisme de formation. En centralisant les documents, en améliorant la productivité et en facilitant la collaboration, une GED permet aux équipes de se concentrer sur leur mission principale : former et accompagner efficacement les apprenants.
À l’ère du numérique, intégrer une GED n’est plus un luxe, mais une nécessité pour rester compétitif et répondre aux exigences de traçabilité et de performance du secteur de la formation.