La productivité en étant multitâche : mythe ou réalité ?
Dans un monde professionnel toujours plus rapide et exigeant, le multitâche est souvent perçu comme une compétence essentielle. Cependant, certains experts mettent en doute l’efficacité de cette approche. Est-il vraiment possible de maintenir une productivité en étant multitâche?
Qu'est-ce que le multitâche ?
Le multitâche, ou « multitasking » en anglais, désigne le fait de réaliser plusieurs tâches simultanément. Cela peut inclure :
- Participer à une réunion tout en répondant à des e-mails ;
- Écouter un podcast en préparant un rapport ;
- Alterner rapidement entre des projets différents.
Si cette technique semble être un moyen efficace de maximiser son temps, les recherches scientifiques montrent qu’elle comporte certaines limites.
En effet, en apparence, le multitâche semble offrir une solution idéale pour gagner du temps et répondre aux multiples exigences de la vie professionnelle. Cependant, cette pratique repose davantage sur une perception que sur une réalité scientifique.
Le multitâche peut être de deux types principaux :
Multitâche simultané
Ce type de multitâche correspond à la tentative d’effectuer deux activités ou plus au même moment. Par exemple, rédiger un document pendant une visioconférence. Dans ce cas, l’attention est divisée, ce qui réduit souvent la qualité des résultats pour chaque tâche.
Multitâche séquentiel
Cela implique de passer rapidement d’une tâche à une autre. Par exemple, répondre à un email tout en étant interrompu par des appels ou des notifications. Bien que chaque tâche soit exécutée individuellement, le changement constant demande un effort supplémentaire au cerveau pour se réadapter, ce qui peut diminuer l’efficacité globale.
En outre, il est important de distinguer le multitâche « actif », qui demande une réelle attention (comme la résolution de problèmes), du multitâche « passif », où une tâche nécessite peu ou pas de concentration (comme écouter de la musique en travaillant).
Les impacts du multitâche sur le cerveau
La limitation cognitive
Le cerveau humain n’est pas conçu pour se concentrer pleinement sur plusieurs tâches à la fois. Lorsque nous essayons de réaliser plusieurs activités simultanément, nous ne faisons pas vraiment du multitâche : nous effectuons ce que les neuroscientifiques appellent du « switch-tasking« . Cela signifie que le cerveau bascule rapidement entre les tâches, ce qui engendre une perte d’efficacité.
La diminution de la qualité du travail
Chaque interruption ou changement de tâche augmente le risque d’erreurs. Une étude de l’Université Stanford a révélé que les personnes multitâches de manière chronique avaient plus de difficulté à filtrer les informations non pertinentes, ce qui affecte leur capacité à se concentrer sur l’essentiel.
L'augmentation du stress
Passer constamment d’une tâche à une autre sollicite fortement les ressources mentales. Cela peut entraîner un stress accru, une fatigue cognitive et, à long terme, un risque de burn-out.
Les mythes autour du multitâche
Le multitâche permet de gagner du temps
En réalité, alterner entre plusieurs tâches prend souvent plus de temps que de les exécuter successivement. Le cerveau a besoin de temps pour se réadapter à chaque nouvelle tâche, ce qui ne permet pas le gain de temps espéré.
Certains sont naturellement doués pour le multitâche
Bien que certaines personnes semblent plus habiles à jongler entre les tâches, les études montrent que personne n’est vraiment efficace en multitâche. Les différences sont surtout liées à la capacité à gérer les distractions, et non à une aptitude à exécuter plusieurs tâches en même temps.
Le multitâche est essentiel dans un monde moderne
Au contraire, de nombreuses entreprises adoptent des pratiques de travail qui encouragent la focalisation sur une tâche à la fois, avec des outils et méthodes pour réduire les interruptions.
Alternatives au multitâche pour améliorer la productivité
La méthode du "time blocking"
Le « time blocking » consiste à organiser son emploi du temps en blocs d’heures dédiés à une tâche spécifique. Cette technique permet de se concentrer pleinement sur une activité sans distractions. Veillez à diffuser l’information de vos créneaux bloqués à votre équipe pour éviter toute interruption.
La règle des priorités
Utiliser des méthodes comme la matrice d’Eisenhower pour classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance aide à se concentrer sur l’essentiel.
Le travail en profondeur (Deep Work)
Popularisé par Cal Newport, le « deep work » met l’accent sur des périodes prolongées de concentration intense, idéales pour les tâches demandant une grande créativité ou une réflexion approfondie.
La gestion des distractions
- Désactiver les notifications inutiles
- Utiliser des applications comme Focus@Will ou Freedom pour limiter les distractions numériques.
- Créer un espace de travail dédié, éloigné des sources de distraction.
- Profiter du télétravail pour se concentrer sur des tâches qui nécessitent une plus grande concentration.
Les pauses stratégiques
Intégrer des pauses régulières, comme la technique Pomodoro (25 minutes de travail, 5 minutes de pause), permet de maintenir un haut niveau de concentration sur la durée.
Multitâche en équipe : comment optimiser le travail collectif ?
Centraliser les outils
Des plateformes comme Acollab, Trello ou Microsoft Teams permettent de structurer les projets et d’attribuer des rôles clairs, évitant ainsi que les membres de l’équipe ne se dispersent.
Acollab centralise également un agenda partagé, une gestion de fichiers et une messagerie collaborative. Cette utilisation permet d’éviter de s’éparpiller parmi plusieurs outils.
Définir des priorités de groupe
En fixant des objectifs clairs et partagés, les équipes peuvent mieux concentrer leurs efforts sur les tâches les plus importantes. Elles gardent à l’esprit l’objectif commun et se dispersent moins.
Encourager une culture de la concentration
Il est compliqué d’être productivité en étant multitâche. Promouvoir des pratiques comme le « no meeting day » (journée sans réunion) ou des plages horaires sans interruptions permet de favoriser le travail individuel.
Le multitâche : parfois nécessaire, mais avec modération
Bien que le multitâche ait ses limites, certaines situations peuvent nécessiter d’utiliser cette approche :
- Réaliser une activité simple (ex. : plier du linge) tout en écoutant un podcast pertinent peut être bénéfique.
- Dans des environnements dynamiques, savoir jongler entre différents projets peut être indispensable. Cependant, cela demande une organisation rigoureuse.
En conclusion, évitez au maximum de jongler entre plusieurs tâches car il est difficile d’être productif en étant multitâche. Il est nécessaire de savoir le faire, mais prenez le temps de vous plonger dans la tâche suivante et regroupez au maximum vos tâches ! Par ailleurs, réservez des blocs de temps sur votre agenda pour éviter toute distraction.