La réunionite aiguë
En France, les cadres semblent passer beaucoup de temps en réunion. Ce besoin de faire des réunions régulièrement apporte-t-il vraiment une valeur ajoutée à l’entreprise ?
Les réunions productives
Suivi de projet
Tout d’abord, vous pouvez participer à des réunions pour faire des points avec vos clients. En effet, pour suivre un projet, plusieurs réunions sont nécessaires : un ou plusieurs réunions en amont pour parler du projet avec votre client, définir précisément sa demande, élaborer un cahier des charges etc.
Ensuite, selon le temps de réalisation du projet, vous pouvez organiser une ou plusieurs réunions de suivi. Ces réunions de suivi de projet permettent au client de savoir où vous en êtes, de savoir si les délais sont tenus et de poser diverses questions. Ce type de réunion rassure le client sur l’avancée de son projet. Il constate les évolutions à chaque point.
Bilan d’un projet
Les réunions sont aussi souvent utilisées pour faire des bilans. En effet, à la fin d’un projet, il est nécessaire de faire le point sur ce qui a fonctionné, et sur les difficultés rencontrées. Suite à cette réunion, vous pouvez dresser un bilan qui vous servira pour le prochain projet. N’oubliez pas de noter des solutions aux difficultés que vous avez rencontrées. Vous pourrez les appliquer directement la prochaine fois.
Réflexions stratégiques
Des réunions ponctuelles sur la stratégie sont toujours utiles, si vous n’en abusez pas ! Elles permettent de prendre du recul, de poser des idées sur la suite. Elles permettent également de se concentrer sur ce qui fonctionne le mieux. En effet, ce type de réunion vous permet de prendre de la hauteur et de vous demander ce qui rapporte le plus à votre entreprise. Vous pouvez alors orienter la stratégie de l’entreprise dans cette direction. Également, elle permet d’apporter de nouvelles idées, en proposant des pistes encore jamais explorées.
Points d'équipe
Pour finir, les points ponctuels individuels ou par équipe sont essentiels pour suivre le travail de votre équipe. Vous pouvez organiser une réunion hebdomadaire, et des points avec les collaborateurs qui peuvent être bloqués ou avoir des questions sur un sujet. Mais encore une fois, n’en abusez-pas !
Réunions d’informations
Certaines réunions d’informations sont également essentielles pour informer et communiquer auprès de vos salariés. Cela peut être lié à un événement auquel l’entreprise va participer, à de nouvelles procédures mises en place, à une organisation de l’équipe…
La réunionite aiguë
Outre ces réunions productives, certains managers jugent bon d’organiser très souvent des réunions pour suivre l’avancée du travail des collaborateurs. A première vue, cela peut se révéler efficace, mais un excès de réunions entraine une contre-productivité de l’équipe.
Cet excès de réunions correspond à de la réunionite aiguë ! En effet, la réunionite aiguë est une expression qui qualifie toutes ces réunions planifiées dans la semaine qui aboutissent rarement à quelque chose de productif.
Selon Opinionway, un salarié français passerait environ 4,5 heures par semaines en réunion : faire beaucoup de réunions donne généralement l’impression de que l’on travaille.
Certaines réunions, selon leur objet, vont mobiliser et engager les salariés plus que d’autres. Tout manager doit se demander en amont ce que va apporter la réunion mais aussi identifier un ordre du jour précis et les collaborateurs concernés.
Cibler les collaborateurs est essentiel car beaucoup de salariés ont l’impression de perdre leur temps en réunions. La raison ? Souvent, toute l’équipe est invitée alors que le sujet ne concerne pas forcément toutes les personnes.
Il est nécessaire d’inviter seulement les personnes qui peuvent faire avancer la réunion. Pour cela, vous pouvez vous demander quelles sont les personnes qui doivent prendre la parole pendant la réunion, celles qui doivent rendre un travail ou faire un retour spécifique. Vous pouvez aussi vous demander si vous devez faire une annonce importante qui concernerait tout l’équipe.
A la fin de la réunion, quand l’ordre du jour est rempli, vous pouvez réaliser un compte-rendu que vous communiquez à tout le monde.
L’idéal est de déposer ce compte-rendu de réunion sur l’outil collaboratif de l’entreprise, comme Acollab. Cela permet à chaque participant de retrouver les informations dont il a besoin, mais aussi au reste de l’équipe de se tenir informé s’il le souhaite. Mettre à disposition les informations sur une plateforme collaborative permet à tout le monde d’être à jour, mais permet aussi de communiquer plus facilement. Les échanges sont facilités. Vous pouvez également indiquer les dates de réunions sont l’agenda collaboratif !
La réunionite aiguë et le télétravail
Depuis la pandémie, beaucoup d’entreprises ont adopté le télétravail partiel ou total. Cette nouvelle pratique n’a pas empêché cette fâcheuse habitude de persister. Certains salariés en télétravail seraient même plus sollicités pour faire des réunions à distance. Cette pratique serait liée aux managers qui ont l’impression de ne pas contrôler les salariés puisqu’ils n’ont pas ces derniers sous les yeux.
Est-ce par besoin de maintenir le lien social ? En effet, à distance, le besoin de se rapprocher peut être plus important : en visio, par téléphone ou via les outils de messagerie en ligne. Toutes les occasions sont bonnes pour maintenir le lien avec ses collaborateurs !
En somme, il est nécessaire de remettre la productivité au cœur des réunions ! Tout d’abord, essayez d’espacer vos différentes réunions. Des réunions trop fréquentes sont le meilleur moyen de les rendre improductives.
Également, essayez de limiter la liste des participants. Lorsque certaines personnes sont habituellement invitées alors qu’elles ne sont pas directement concernées par le sujet, rayez-les de la liste ! Dernier conseil : essayez de limiter le temps de la réunion : des réunions très longues ne sont pas forcément plus productives. Au contraire, tous les sujets peuvent être abordés, tout le monde s’éparpille et s’éloigne de l’ordre du jour. Des réunions concises sont souvent plus efficaces ! Pour des réunions stratégiques par exemple, le temps peut être plus long car elles demandent de la réflexion et de la prise de recul.
Gardez également en tête que chaque réunion a son ordre du jour, avec un objectif à remplir à chacune. Cela évitera le phénomène de réunionite aiguë…