Tuto Acollab :
le tableau Kanban
Nombreux sont les clients qui se dirigent vers le tableau Kanban sur l’outil collaboratif Acollab pour gérer leurs projets et suivre l’avancée des tâches de leurs collaborateurs.
En effet, gérer les projets sur un outil collaboratif permet :
- De répartir le travail entre différents collaborateurs plus facilement
- D’avoir une vision d’ensemble des projets
- De visualiser les tâches terminées en un coup d’œil
- De relever les éventuels problèmes rapidement
Sur Acollab, vous pouvez gérer vos projets de 2 façons : via l’outil de gestion de projet et via le tableau Kanban.
L’outil de gestion de projet permet de gérer des projets assez complexes, qui nécessitent par exemple la segmentation de vos tâches en objectifs et l’utilisation d’un GANTT.
Concernant le tableau Kanban, il permet surtout de gérer des to-do-list ou des projets composés de tâches simples.
L’utilisation du tableau Kanban
Au sein d’Acollab, on distingue la notion d’espace de travail. Au sein d’un espace, vous pouvez créer plusieurs tableaux Kanban.
Un tableau permet de suivre l’avancée de vos tâches sous forme de colonnes. Généralement, les tâches à gauche sont les tâches non commencées. Elles sont regroupées dans la colonne « à faire ». Puis, vous déplacez votre tâche vers la droite, jusqu’à sa finalisation : cela correspond aux colonnes suivantes nommées « en cours », « terminées » et « archivées ».
Pour chaque tâche, vous pouvez ajouter un ou plusieurs responsables et préciser des dates limites de fin de tâche. Pour faciliter la communication, n’hésitez-pas à préciser des commentaires sur les tâches ou à lier des fichiers !
Vous pouvez évidemment filtrer vos tâches par responsable ou par date de fin par exemple.
Pour plus de lisibilité et pour faciliter la communication, vous pouvez attribuer des étiquettes à chacune de vos tâches. Par exemple, vous pouvez attribuer une étiquette rouge nommée « urgent » à une tâche qui doit être traitée en priorité.
Un lien avec l’outil de gestion de projet
Le tableau Kanban et l’outil de gestion de projet sont deux modules distincts mais peuvent se lier depuis l’outil de gestion de projet.
Tout d’abord, vous pouvez créer des tâches sur l’outil de gestion de projet. Celles-ci correspondent à des tâches complexes, composées d’une date de début et d’une date de fin.
Puis, vous pouvez créer un tableau Kanban depuis ces tâches – créées sur l’outil de gestion de projet -, qui sera composé de toutes les petites tâches de cette tâche initiale. Pour être plus clair, si vous avez des tâches assez complexes, vous pouvez en créer un tableau Kanban qui sera composé de toutes les petites tâches qui composent cette tâche initiale. Le tableau Kanban sur l’outil collaboratif Acollab permet de diviser le travail et d’avoir une meilleure visibilité !
Les points forts d’Acollab
Acollab est très utilisé pour la partie gestion de projet, mais est un outil complet ! En effet, il est aussi composé :
- D’un agenda partagé
- D’une gestion de fichiers
- D’un forum
- D’un wiki
- D’une messagerie collaborative
- D’un sondage
- D’un outil de suivi des temps et des dépenses
Ces nombreux outils vous permettent de centraliser toutes vos informations au même endroit.
De plus, Acollab est simple d’utilisation et intuitif. Des utilisateurs ayant peu de connaissances informatiques peuvent l’utiliser très facilement. N’hésitez-pas à l’essayer gratuitement pendant 30 jours, sans engagement. L’équipe Acollab sera ravie de vous présenter l’outil si vous le souhaitez. Vous pouvez également demander un développement sur-mesure de votre outil idéal à Akelio, une agence de développeurs web qui réalise des applications sur-mesure.