Les 3 erreurs commises en gestion de projet
Quelles sont les 3 erreurs commises en gestion de projet ?
En gestion de projet, l’objectif est de réaliser un projet de qualité tout en respectant le délai et le budget. Il faut alors organiser le déroulé du projet de A à Z : de sa conception à sa livraison. Le chef de projet est souvent la personne qui gère le projet. Il doit notamment définir les objectifs, choisir les ressources humaines et matérielles nécessaires. Le chef de projet définit également le budget, le délai et anticipe les contraintes éventuelles.
Suite à la réalisation du projet, il se doit également de faire un suivi et un contrôle. Certaines compétences sont ainsi nécessaires pour être un bon chef de projet. Également, certaines bonnes pratiques sont à adopter ! Pour cela, certaines erreurs peuvent être évitées.
Quelles sont les 3 erreurs commises en gestion de projet ?
Manque d’organisation et d’anticipation
Attention à toujours prendre une marge pour éviter les retards en fin de projet ! En effet, dans tout projet, il y existe des imprévus qu’il faut anticiper en prenant une marge en amont du projet.
Il se peut également que la durée de certaines tâches ait été sous-estimée. En effet, le chef de projet définit la durée des tâches avec ou sans l’équipe selon son expérience. Il est préférable de demander l’avis des personnes qui exécuteront le projet car ils peuvent penser à prendre d’autres éléments en compte. Cependant, même avec l’expérience, le délai des tâches peut être sous-estimée, pour différentes raisons. Beaucoup sont naturellement optimistes, d’autres peuvent avoir du mal à remettre en question leurs propres capacités. Il est également souvent compliqué d’apprendre de nos erreurs passées. Nous préférons suivre notre intuition plutôt que de s’appuyer sur des faits passés.
Pour éviter de sous-estimer ces tâches, entourez-vous de plusieurs personnes. Des avis extérieurs sont toujours bons à prendre. Également, divisez vos tâches en sous-tâches pour plus de précision. Enfin, pensez aux scénarios catastrophes pour tout anticiper.
Manque d’organisation et d’anticipation
Attention à toujours prendre une marge pour éviter les retards en fin de projet ! En effet, dans tout projet, il y existe des imprévus qu’il faut anticiper en prenant une marge en amont du projet.
Il se peut également que la durée de certaines tâches ait été sous-estimée. En effet, le chef de projet définit la durée des tâches avec ou sans l’équipe selon son expérience. Il est préférable de demander l’avis des personnes qui exécuteront le projet car ils peuvent penser à prendre d’autres éléments en compte. Cependant, même avec l’expérience, le délai des tâches peut être sous-estimée, pour différentes raisons. Beaucoup sont naturellement optimistes, d’autres peuvent avoir du mal à remettre en question leurs propres capacités. Il est également souvent compliqué d’apprendre de nos erreurs passées. Nous préférons suivre notre intuition plutôt que de s’appuyer sur des faits passés.
Pour éviter de sous-estimer ces tâches, entourez-vous de plusieurs personnes. Des avis extérieurs sont toujours bons à prendre. Également, divisez vos tâches en sous-tâches pour plus de précision. Enfin, pensez aux scénarios catastrophes pour tout anticiper.
Ne pas contrôler le projet
En tant que chef de projet, vous devez suivre le projet, et surtout, le contrôler. En effet, dans tout type de projet, vous devez effectuer un contrôle après la réalisation du projet.
Pour acquérir de l’expérience en gestion de projet, il faut contrôler ce qui a été fait et en prendre note. Cela permet de ne pas reproduire les mêmes erreurs sur le projet suivant. Par exemple, en contrôlant votre projet, vous pouvez vous rendre compte que vous avez sous-estimé le temps nécessaire à la réalisation du projet. Que faire pour y pallier ? Entourez-vous de personnes expérimentées en amont d’un projet pour connaître le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Découper le projet en plusieurs tâches permet de gagner en précision sur le temps total. Ajoutez toujours une marge sur vos prédictions car les projets ne se passent jamais comme prévu.
Vous avez perdu du temps à cause de raisons internes ? Balayez vos procédures internes, prenez du recul pour comprendre et expliquer le temps perdu. Certaines choses vous sauteront peut-être aux yeux. Un manque de communication peut expliquer beaucoup de retard en projet. Pour pallier au manque de communication, je vous conseille de faire plus de « petites réunions » : des points au cours du projet pour suivre l’avancée, détecter des points bloquants…
Également, en amont du projet, réalisez plusieurs réunions avec votre équipe et votre client pour n’oubliez aucun point.
Si vous avez perdu du temps « à cause » de vos clients, essayez d’indiquer à votre client en amont ce dont vous avez besoin et surtout, à quelle date. Précisez-lui qu’un retard de sa part entraîne un retard du projet.
Prenez des notes sur vos erreurs commises durant le projet pour partir sur de meilleures bases au projet suivant.
Ne pas utiliser d’outil de gestion de projet
Enfin, utiliser un logiciel de gestion de projet pour gérer correctement un projet est primordial ! En effet, par exemple avec l’outil Acollab, tout est consigné au sein du même outil : les tâches, les commentaires, les fichiers, les dates limites, les comptes-rendus de réunion…
Vous fluidifiez la communication de l’équipe en utilisant un outil de gestion de projet. Par exemple, il permet de prendre des notes au cours du projet pour ne rien oublier lors du suivi du projet ! Par ailleurs, vous attachez les fichiers aux tâches souhaitées et vous publiez des messages à l’attention de toute l’équipe projet ! Vous centralisez tous les éléments au même endroit, ce qui simplifie grandement l’organisation et le travail.
Selon l’outil, vous pouvez donner accès à des personnes extérieures. Par exemple, vous pouvez donner accès au logiciel à votre client pour qu’il suive l’avancée en temps réel. Les clients apprécient de plus en plus la transparence en entreprise. S’ils ont les droits, ils peuvent également participer en déposant directement des fichiers ou en ajoutant des précisions.
Votre satisfaction client n’en sera que meilleure !
Pour finir, l’outil de gestion de projet permet d’anticiper les retards éventuels ou les problèmes en cours de projet puisque vous avez une vue d’ensemble sur l’avancée du projet.
Zoom sur l’outil Acollab
Si vous souhaitez éviter les 3 erreurs commises en gestion de projet, vous l’aurez compris : il faut organiser et contrôler vos projets !
Concernant l’outil de gestion de projet, vous pouvez vous diriger vers un outil tel qu’Acollab. Pour planifier une démonstration de l’outil de gestion de projet Acollab, n’hésitez-pas à contacter l’équipe. L’outil permet notamment de :
- Créer vos tâches
- Assigner des collaborateurs
- Ajouter des dates limites
- Créer des codes couleurs pour fluidifier la communication
Par ailleurs, vous recevez des alertes lorsque quelqu’un vous assigne une nouvelle tâche par exemple ! Vous pouvez aussi vous abonner à d’autres notifications : en cas de changement de statut, en cas de nouveau commentaire sur votre tâche…
De plus, Acollab est couplé avec un outil de suivi des temps, permettant de renseigner le temps passé sur chaque tâche. Vous pouvez aussi ajouter du temps passé sur un projet au global.
Cet outil est nécessaire notamment pour les entreprises qui ont besoin de connaitre le temps total passé par leurs équipes sur les projets clients. Cela permet de voir la différence entre l’estimé et le réel et donc la rentabilité de votre projet. N’oubliez pas d’ajouter des annotations sur votre projet sur les raisons de ces différences ! Cela vous évitera de reproduire les mêmes erreurs au prochain projet.