Tuto Acollab :
les droits d'accès
Gérer les droits d'accès sur la plateforme collaborative Acollab
Comment gérer les droits d’accès sur la plateforme collaborative Acollab ? Acollab est une plateforme collaborative permettant de simplifier le travail en équipe, mais aussi d’être plus performant.
En effet, l’ensemble de vos outils de travail sont réunis au sein d’un même outil collaboratif :
- Gestion de projet
- Gestion de fichiers
- Agenda partagé
- Etc
Utiliser un outil collaboratif permet d’être plus efficace et fait gagner un temps précieux au quotidien. Comment ? L’information circule beaucoup plus facilement entre vos collaborateurs et surtout, chacun est autonome puisqu’il retrouve toutes les données nécessaires à la réalisation de ses tâches sur un même outil. Tout est centralisé et organisé par projet ou par équipe.
Sur la plateforme collaborative Acollab, vous pouvez déterminer des droits d’accès pour chacun de vos utilisateurs. Vous pouvez également retrouver le tutoriel vidéo en cliquant ici.
Il existe deux niveaux de droits d’accès.
Les droits d'accès au niveau des espaces collaboratifs
Au niveau des espaces collaboratifs, vous pouvez déterminer à quel/s espace/s chaque utilisateur a accès. Un espace est souvent dédié à un projet ou à une équipe. Ainsi, vous rangez vos informations, vos fichiers et vos tâches dans des espaces distincts pour plus de clarté.
En pratique, lorsque vous cliquez sur l’espace en question, vous avez simplement à cliquer sur « Equipe » dans le menu horizontal, puis sur le menu déroulant en haut à droite.
Vous avez alors le choix entre créer un nouvel utilisateur (un utilisateur qui n’a jamais été ajouté sur Acollab) ou associer un utilisateur déjà ajouté dans un autre espace.
Une fois ajouté dans cet espace, l’utilisateur en question pourra, par défaut, voir toute l’activité de l’espace collaboratif.
Toutes les personnes que vous n’ajoutez pas dans « Equipe », ne verront pas cet espace, que ce soit dans la colonne de gauche ou dans « Tous les espaces ».
Les droits d'accès au niveau des applications
Au niveau des applications, au sein de chaque espace, vous pouvez également déterminer les droits de chaque utilisateur. En effet, dans chaque espace, vous accédez à un ensemble de fonctionnalités : une gestion de messages, une gestion de fichiers, un système de page, une gestion de projet, un tableau kanban, un agenda partagé, un système de sondages et des forums.
Un utilisateur peut par exemple avoir accès à la gestion de fichiers et à la gestion de projets pour déposer des fichiers et créer de nouvelles tâches, mais il peut ne pas avoir accès à l’agenda partagé !
En pratique, il suffit de cliquer sur « Fichiers » ou « Projet » dans l’espace souhaité. Puis, en haut à droite, sur le menu déroulant, vous pouvez cliquer sur « Droits d’accès ». Vous pouvez alors cliquer sur « Modifier » en haut à droite pour ajuster les droits comme vous le souhaitez. Si vous décochez toute la ligne d’un utilisateur, ce dernier n’aura plus accès à ce module.
Également, lorsque vous ajoutez un utilisateur sur Acollab, vous déterminez son rôle : lecteur, auteur ou administrateur. Ces rôles sont à définir au niveau de l’espace mais aussi au niveau de chaque application.
La gestion des droits d’accès sur la plateforme collaborative Acollab est très fine et très précise. Pour aller encore plus loin, vous pouvez également affiner ces droits d’accès par répertoire de fichiers.
En effet, dans la gestion de fichiers, au bout de la ligne d’un répertoire, vous pouvez cliquer sur « Gestion des droits d’accès » dans le menu déroulant. Si vous décochez toute la ligne d’un utilisateur, celui-ci n’aura plus accès à ce répertoire.
Si vous avez besoin d’aide pour créer un utilisateur sur Acollab, n’hésitez-pas à contacter l’équipe qui se fera un plaisir de vous accompagner. Vous avez également la possibilité de tester gratuitement la plateforme pendant 30 jours.