Outil de gestion de projet
Une gestion par objectifs et par tâches
La plateforme collaborative Acollab dispose d’un outil de gestion de projet très complet.
La notion d’espaces collaboratifs vous permet de découper votre activité en autant de projets que vous le souhaitez et de gérer les droits d’accès utilisateurs au niveau de chaque projet. Un projet s’organise selon une hiérarchie à deux niveaux :
- D’une part, des objectifs (ou liste des tâches), qui vous permettent de définir la structure du projet
- D’autre part, des tâches (regroupées par objectif) qui comportent de nombreux attributs détaillés ci-après.
Principales fonctionnalités de la gestion de projet Acollab
Gestion des objectifs
Les objectifs permettent de découper le projet en regroupant des tâches. Un objectif peut également être considéré comme une liste de tâches.
Gestion des tâches
Chaque tâche possède les attributs suivants :
- Un libellé et une description
- Un niveau de priorité
- Une date de début et une date de fin
- Un statut (A faire, En cours, Terminée, Archivée, etc ..) et un pourcentage d’avancement
- Une identification automatique des tâches en retard
- Responsable/s d’une tâche
Responsable(s) de tâche
Par ailleurs, il est possible d‘affecter chaque tâche à un ou plusieurs responsables. L’outil notifie les responsables dès qu’un événement survient sur ces tâches. Il est ainsi possible de visualiser l’ensemble des tâches associées à un membre de l’équipe.
Suivi des temps intégré
Ensuite, l’outil de suivi des temps et des dépenses de la plateforme, Timecollab, permet de suivre les temps passés sur les différentes tâches de vos projets. Précisez le temps estimé de chaque tâche pour connaitre le temps réel passé vs le temps estimé à la fin de votre projet !
Vous pouvez également ajouter des dépenses facturables ou non à chaque projet client, comme une note de restaurant par exemple.
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Diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet, permettant de visualiser dans le temps les tâches du projet. Il permet de représenter graphiquement l’avancement du projet. Cet outil répond à deux objectifs : planifier de façon optimale et communiquer sur le planning établi. Les dates de début et de fin de tâches, ainsi que le pourcentage d’avancement permettent de visualiser les tâches d’un projet dans un diagramme de Gantt.
Vue sous forme d’un tableau Kanban
La vue de votre projet sous forme de tableau Kanban permet de visualiser l’avancée de votre projet sous forme de colonnes ! Généralement, une colonne correspond à un statut de tâche comme : « A faire », « En cours », « Terminé » : en un coup d’oeil, vous repérez les tâches non commencées et celles terminées.
Modèle de projet
En cas de projets similaires, il est également possible d’importer les tâches d’un ancien projet pour gagner du temps lors de l’initialisation d’un nouveau projet.
En effet, Acollab permet de créer et de sauvegarder des modèles de projet que vous pouvez réutiliser pour des projets similaires à l’avenir. Pour cela, créez un projet type, que vous réalisez fréquemment. Incluez des listes de tâches, vos délais types et des responsabilités attribuées. Puis, créez un nouveau projet en important les tâches présentes dans le projet modèle pour accélérer le démarrage de ce nouveau projet.
Notifications
Enfin, des notifications par mails alertent les membres de l’équipe lorsqu’une tâche leur est affectée, lorsqu’une nouvelle tâche est créée, lorsqu’une tâche passe dans un statut qui les concerne, etc …Les autres fonctionnalités d’Acollab
Acollab est une plateforme collaborative, composée d’autres outils : un agenda partagé, une GED, un tableau kanban…