L'intérêt d’une plateforme collaborative
pour une mairie
Il peut être compliqué pour les mairies d’assurer leur transformation digitale si elles n’adoptent pas certains outils telle qu’une plateforme collaborative. En effet, un outil collaboratif permet de simplifier le travail et de fluidifier les échanges entre tous. Beaucoup de mairies se sont déjà dotées d’un outil collaboratif comme Acollab, pour se moderniser et simplifier leur quotidien. Cependant, le changement dans les collectivités prend du temps, voire certains y sont réfractaires ! Alors, quel est l’intérêt d’une plateforme collaborative pour une mairie ?
1) Moderniser son fonctionnement
Ces dernières années, plusieurs maires ont décidé de moderniser leurs procédures en mairie en passant par une plateforme collaborative. En effet, un tel outil est composé de plusieurs fonctionnalités essentielles pour répondre à ce besoin de modernisation :
- Une gestion des fichiers pour déposer les courriers dans les bons services, de façon numérique. Cela permet surtout de faciliter la gestion du courrier et de tout retrouver sur son ordinateur.
- Une gestion de projet pour suivre le carnet de route de l’année. Une gestion de projet permet en effet de lister toutes les tâches qui composent les différents projets de l’année, et surtout, de suivre leur avancée. L’avantage est que toutes les personnes ayant accès à l’outil collaboratif visualisent l’avancée en temps réel : une plus grande transparence, souvent appréciée.
- Un agenda collaboratif pour partager tous les événements à venir, et connaître le nombre de participants. Un agenda partagé, comme Acollab, permet à chacun d’indiquer sa présence, d’ajouter des commentaires… Les événements peuvent être de nature diverse : réunions, rendez-vous, inaugurations…
- Une messagerie collaborative pour faciliter les échanges entre le maire, les adjoints ou encore les élus. Tous les échanges sont centralisés et accessibles facilement.
En somme, l’intérêt d’une plateforme collaborative pour une mairie est que tous vos outils, fichiers et messages sont centralisés, simplifiant votre travail au quotidien.
2) Numériser et partager les dossiers
Rien de plus pratique qu’une plateforme collaborative pour permettre à tout le monde d’accéder aux dossiers. Beaucoup de mairies ont besoin de numériser et d’archiver leurs documents plutôt que de les garder au format papier. Cela permet à tous de pouvoir les consulter à n’importe quel moment et facilement. Vous pouvez stocker tout type de fichier : PDF, Word, images, Vidéos, Power Point… Avec un outil de gestion documentaire, vous pouvez structurer et organiser tous vos fichiers. Tout le monde a la même base et retrouve plus facilement un document.
Utiliser une plateforme en ligne permettra également aux membres du conseil par exemple, de travailler à distance. En effet, beaucoup n’ont pas accès aux serveurs et doivent se déplacer jusqu’à la mairie. Par ailleurs, certaines plateformes disposent d’applications mobiles : profitez-en !
De plus, sur Acollab, vous retrouvez une gestion de versions automatique des fichiers, permettant de garder tout l’historique de ceux-ci. Comment fonctionne une gestion de versions automatique ? Pour faire simple, si quelqu’un ajoute un fichier sur Acollab qui existe déjà, ce fichier sera automatiquement ajouté comme étant la nouvelle version (la version 2 par exemple).
Il s’agit d’un vrai gain de temps et d’une meilleure circulation de l’information entre les services : l’intérêt d’une plateforme collaborative pour une mairie !
3) Gérer les projets en cours
La majorité des mairies ont une liste de projets à concrétiser. Que ce soit un jardin collectif pour la ville, une mission zéro déchet dans la commune, ou un quelconque aménagement du territoire, chaque mairie lance des projets chaque année pour dynamiser et améliorer la qualité de vie de sa ville. Un projet de grande envergure sollicitera plusieurs services et donc de nombreux échanges. Une plateforme collaborative permet d’inviter tous les partenaires extérieurs ce qui facilite grandement les échanges.
Quoi de mieux qu’un outil de gestion de projet pour gérer vos projets en cours et simplifier les échanges ? En effet, un outil de gestion de projet comme Acollab permet :
- De lister toutes les tâches à traiter par projet
- D’attribuer des responsables pour chacune des tâches
- D’ajouter des dates butoirs pour chaque tâche
- D’indiquer l’avancement de chaque tâche pour permettre à chacun de suivre le projet
- De gérer au mieux les priorités entre les projets
Ainsi, vous avez une vision globale de l’avancée de projet et vous organisez votre activité de façon optimale. Personne ne manque une échéance puisque des rappels sont envoyés.
Une plateforme collaborative peut également être utilisée avec les habitants. Certaines villes utilisent une plateforme en tant qu’espace commun pour chaque conseil de quartier. Tout le monde accède aux documents facilement sur la plateforme et peut participer à la vie collective.
4) Améliorer le fonctionnement actuel
Pour améliorer le fonctionnement actuel, les mairies s’orientent vers des plateformes collaboratives. En effet, une plateforme collaborative permet de créer différents espaces collaboratifs et d’y associer différentes équipes très facilement. Par exemple, un maire peut créer un espace entre son adjoint et lui-même, un espace pour chaque commission, un espace avec tous les élus, un espace par projet en cours de réalisation etc. Le nombre d’espaces collaboratifs est illimité !
De plus, sur une plateforme collaborative comme Acollab, vous avez une gestion des droits très fine. En effet, vous pouvez donner des accès à certains espaces, à certaines applications ou même à certains dossiers. Ainsi, chacun accède seulement aux documents et aux projets qui le concernent.
Enfin, la plateforme collaborative peut être utilisée sous forme de boîte à idées. En effet, un forum peut être créé pour une thématique précise. Puis, chacun peut participer en proposant une idée ou en commentant les idées des autres. Le forum permet à chacun de s’investir au mieux dans la vie de la collectivité.
En somme, l’intérêt d’une plateforme collaborative pour une mairie est que celle-ci permet de faciliter les échanges, d’ouvrir des discussions et de tout centraliser.
5) Acollab
Acollab a déjà conquis plusieurs mairies. Créée il y a plus de 10 ans, cette plateforme collaborative dispose de plusieurs fonctions :
- Une gestion de fichiers
- Un agenda partagé
- Une gestion de projet
- Un outil de suivi des temps
- Un wiki collaboratif
- Une messagerie collaborative
- Un chat
- Un sondage
- Des forums
Ces fonctions sont enrichies régulièrement, suivant les différentes demandes clients.
Les données sont sécurisées et hébergées en France et le support est très réactif.
Il est possible de tester la plateforme collaborative pendant 30 jours gratuitement et sans engagement. Il n’y a pas besoin d’installation, la plateforme est prête à l’emploi : vous n’avez plus qu’à ajouter votre contenu !
N’hésitez-pas à contacter l’équipe pour qu’elle vous accompagne et vous conseille.
Vous pouvez également planifier une démonstration de l’outil, qui vous permettra de vous projeter et de bien comprendre le fonctionnement.