Partage de fichiers : 3 problèmes récurrents
La sécurisation des données lors du partage de fichiers : que faut-il savoir ?
La communication est devenue indispensable pour travailler correctement entre collaborateurs, avec ses clients et avec ses partenaires. Le partage de fichiers se doit d’être efficace pour répondre à ce besoin de communication, qui s’avère incontournable dans la stratégie de toute entreprise. Le partage de fichiers consiste à partager et échanger des documents à distance. Ces documents peuvent être des fichiers textes, des photos ou encore des vidéos.
Beaucoup de solutions de partages de fichiers ont été développées essentiellement pour contourner la limitation de taille des fichiers imposée par les boites mails. En effet, les messageries électroniques limitent la taille des fichiers envoyés : vous ne pouvez pas transférer de fichiers volumineux.
Ces solutions permettent de partager, de donner accès à des documents à son équipe, ses clients ou encore à ses partenaires. Elles permettent de centraliser et de partager des fichiers avec une ou plusieurs personnes. Ces solutions répondent aux principaux enjeux du travail collaboratif et boostent la productivité de l’entreprise. En effet, avec la multiplication des échanges en entreprise et la réalisation de projets communs, un outil de partage de fichiers efficace est important.
Le partage de fichiers
Le partage de documents via ces outils se fait souvent en ligne. Il s’agit d’une solution très pratique et accessible à distance. Cela facilite notamment la mobilité des collaborateurs pour qu’ils puissent travailler lors de leurs déplacements ou en télétravail. Or, le télétravail fait partie intégrante des nouveaux modes de travail. Il est donc essentiel de rendre les données disponibles en temps réel !
Le partage de fichiers est utilisé très régulièrement, que ce soit par les entrepreneurs, les associations ou encore les PME. Mais beaucoup d’entreprises n’ont pas encore entamé leur transformation digitale et fonctionnent à l’ancienne. En effet, la transformation digitale passe par des nouvelles méthodes de travail et surtout, de nouveaux processus. Pour ces entreprises, leurs fichiers sont toujours stockés sur le serveur de l’entreprise et lorsque que quelqu’un a besoin de partager un fichier, celui-ci l’envoie par email à la personne concernée.
Pourtant, ce fonctionnement nuit à la collaboration des équipes, aux échanges entre collaborateurs et donc à leur efficacité. En effet, cela fait perdre en souplesse et en réactivité. Ces entreprises sont souvent réticences à l’adoption d’un outil de partage de fichiers. Cela est souvent dû au changement des habitudes que cela induit. Beaucoup de collaborateurs ne sont pas prêts à modifier leur fonctionnement.
Mais d’autres freins peuvent survenir. En effet, les entreprises peuvent rencontrer des peurs comme la sécurisation des données lors du partage de fichiers. Elles peuvent également être confrontées à un problème de versions de leurs fichiers.
Problème de sécurité
Généralement, lorsque vous partagez des fichiers, le destinataire reçoit un email avec le lien de votre fichier ou du dossier envoyé. Beaucoup de services proposent le partage de fichiers mais combien sont-ils sécurisés ? Le partage de fichiers consiste à rendre disponible un ou plusieurs fichiers. Sur beaucoup d’outils, il est préférable de ne pas mettre de documentation confidentielle. En effet, il est conseillé de partager des dossiers dont le contenu ne revêt pas d’une grande confidentialité. La question de la sécurisation des données lors du partage de fichiers est très courante.
Mais pas d’inquiétudes, beaucoup d’outils permettent de partager des fichiers de façon sécurisée par des codes d’accès, comme Acollab, développé par Akelio. Une bonne gestion des authentifications et des droits d’accès permet de bien protéger vos fichiers lors du partage de ces derniers. Ainsi, il est nécessaire de bien définir les droits d’accès de vos collaborateurs avec qui vous partagez des dossiers. C’est à vous de définir qui accède à quel dossier. Chez Acollab, vous pouvez ajouter un mot de passe lors de votre partage pour renforcer la sécurité. Vous pouvez même définir une durée de validité du lien. C’est vous qui contrôlez le partage de vos documents ! Les informations d’une entreprise sont souvent délicates et nécessitent une protection optimale.
Je vous conseille de vous tourner vers un logiciel professionnel plutôt qu’un outil gratuit grand public. La solution garantira sans doute un niveau de sécurité plus élevé.
Pas de mise à jour de versions
Beaucoup d’outils ne permettent pas la mise à jour des versions de vos documents de façon automatique.
Qu’est-ce que la mise à jour de versions automatique ? Lorsque vous déposez une nouvelle version d’un fichier sur un outil, celui-ci ajoute automatiquement la nouvelle version. Le document est, par défaut, accessible en une seule version, ce qui facilite le travail. En effet, collaborer implique de travailler sur la dernière version d’un document facilement, sans se demander quelle est la dernière version du fichier.
La mise à jour des versions permet de centraliser toutes les anciennes versions du fichier au même endroit. Vous pouvez bien évidemment restaurer ou télécharger une ancienne version. Grâce à ce système, vos sauvegardes et l’historique de vos fichiers sont centralisés.
La gestion de versions automatique évite également de devoir renvoyer la nouvelle version par email après chaque mise à jour. En effet, ceux qui n’utilisent pas d’outil avec une gestion de versions automatique doivent chercher en permanence quelle est la dernière version du fichier. Ils perdent du temps et surtout, peuvent faire des erreurs.
Je pense qu’utiliser un tel outil, comme Acollab, améliore la fluidité des échanges et le travail d’équipe. Il vous rend plus efficace !
Pas de collaboration en temps réel
L’époque où un seul utilisateur pouvait ouvrir, modifier et envoyer un fichier à un autre utilisateur pour que celui-ci le modifie à son tour est révolue.
La collaboration sur un fichier partagé en temps réel est un atout important pour ceux qui travaillent en commun sur des documents. Chaque personne ayant accès au document peut le compléter ou le corriger en ligne. Cela permet d’être plus efficace et d’être plus productif. Cela se révèle également très utile lors de réunion à distance, où chacun complète le document en ligne.
Généralement, un surlignement de couleur permet à chaque utilisateur de visualiser les modifications que font chacun des utilisateurs. Cette modification de fichiers en ligne facilite le travail, le partage de connaissances et la productivité des entreprises.
En somme, tous les problèmes qu’un utilisateur peut rencontrer lors de partage de fichiers peuvent être résolus en utilisant les bons outils !
N’hésitez-pas à demander une démonstration de l’outil Acollab !